Система управленческой отчетности

Система управленческой отчетности в компании и формирование необходимых отчетов для руководителей функциональных подразделений.

Требования к процессу

Формирование отчетов по БДР, БДДС (план/факт и сравнение по выбранным периодам)
Отчет о реальной себестоимости (food) при производстве продукции (партии продукции)
АВС отчеты по закупаемой продукции (по доли закупок)
ABC отчёты по реализуемым блюдам, изделиям
Отчеты по каналам реализации продукции в разрезе номенклатуры изделий
Отчеты с системы лояльности
Отчеты по выручке на торговой точке: почасовая, подневная, понедельная, сравнительный анализ выручки по аналогичным периодам
Формирование всех согласованных стандартных отчетов для операционной деятельности
Формирование аналитической отчётности – любые отчетные документы по запросу

Годовой отчет по ГК Волконский
Отчет за квартал по ГК Волконский (в т.ч. ВуД)
Анализ по Daily регионы
Weekly, Monthly
Анализ по Daily
Отчет по выполнению мотивационных планов ТТ (KPI)
Отчет по списаниям ТТ
Отчет по почасовым продажам в течение месяца
Отчет по доле напитков ТТ
Отчет по скидкам
Отчет по наполняемости чеков в разрезе ТТ
АВС-анализ
Отчет ТДВ (производство)
Сводный отчет по рекламациям
PL в разрезе ТТ с аллокацией расходов производства и офиса
Отчет по закупкам
Сравнение цен закупок на сырье по регионам
Отчет по онлайн продажам (Интернет магазин)
Отчет по продажам фуршетного меню
Отчет по динамике (тренду) ключевых операционных показателей в разрезе ТТ (статистика)
Формирование планов KPI на месяц

Описание нового процесса

Программа позволяет сформировать различные отчёты для руководителей функциональных подразделений
Доступ к отчётам регулируется ролями пользователя. Для разных пользователей можно настроить индивидуальный список доступных отчётов
В отчёты попадают только данные по доступным пользователю подразделениям
При формировании отчёт, программа позволяет задать параметры необходимые для формирования отчёта Например такие как: подразделения, период, шаблон и т.п.
Отчёты разделены по модулям программы:
- Складской учёт. Отчёт связанные с движением ТМЦ, себестоимостью.
- Финансы. Отчёты связанные с движением денежных средств.
- Касса. Отчёты по закрытым чекам.
При необходимости, все нужные отчёты можно объединить в одном меню "Избранные"
В программе отчёты разделяются на 3 вида:
- Статический отчёт. Формируется по выбранному пользователем шаблону в электронном виде с последующим сохранением в одном из форматов (pdf, excel)
- Динамический отчёт. Формируется в электронном виде с возможность взаимодействовать с элементами отчёта в окне программы (сворачивать\разворачивать строки отчёта, открывать расшифровку данных и т.п.)
- Внешний отчёт Excel или Qlik Sense. Формируется в виде источника данных, подготовленного для подключения к сводной таблице Excel или загрузке в Qlik. Позволяет буквально «на лету» изменять способ анализа путем перетаскивания полей из одной области отчета в другую.
Все отчёты можно распечатать на принтер
Для большинства отчётов можно настроить автоматическую отправку на электронную почту по расписанию. В настройке задается расписание отправки, правила формирования отчёта и список получателей
Данные механизмы и простота доработки системы Юпитер, позволяет сформировать практические любые отчёты (при наличии необходимых данных в системе)

Отчёты по БДР

Отчёт по БДР представлен в 3ех видах:

- Интерактивный отчёт за месяц по множеству торговых точек
- Интерактивный отчёт по одной торговой точке за год
- Сводный отчёт Excel. Формируется по множеству торговых точек за произвольный период

Помимо вводимых статей, в БДР отображаются и расчётные показатели:

Отчёты по БДДС

Отчёт по БДДС представлен в двух вариантах:

- Интерактивный отчёт "Платежный календарь". Формируется по выбранному месту хранения за месяц
- Сводный отчёт Excel. Формируется по множеству мест хранения за произвольный период

Отчёты по себестоимости

Отчёт по себестоимости представлены в виде статических отчётов.
Информация может выводится в различных группировках (по группам, подгруппам, товарам).

АВС по закупаемой продукции (по доли закупок)

ABC по реализуемым блюдам, изделиям

Отчёты по выручке на торговой точке

Отчёт по выручке в разных разрезах

Также данные по выручке доступы в личном кабинете руководителя (возможен доступ с любого мобильного устройства).

Товарно-сырьевая матрица

Отчёт выводит список ингредиентов, используемых для производства готовой продукции. Может использоваться для оптимизации меню.

Инжиниринг меню

Анализирует продажи и присваивает каждой ТМЦ класс:

Звезда - высокая прибыльность, высока популярность
Трудный ребенок - высока прибыльность, низкая популярность
Рабочая лошадь - низкая прибыльность, высока популярность
Собака - низкая прибыльность, низка популярность

Отчёты по системе лояльности

Заказы свёрнутые по клиентам.

Выводит список клиентов, которые делали заказ в выбранном периоде по всем или выбранным торговым точкам. В отчёт выводится сумма и кол-во заказов. Отчёт можно использовать в виде выгрузки, для последующей рассылки SMS.

Клиенты с 1 заказом

Выводит список клиентов, которые сделали всего 1 заказ за всю историю работы. Может использоваться маркетологами для работы с потерянными клиентам. Отчёт можно использовать в виде выгрузки, для последующей рассылки SMS.

Отчёт по клиентам

Выводит список клиентов, чья дата (день рождения, профессиональный праздник, первый заказ и т.п.) попадает в выбранный период. Отчёт можно использовать в виде выгрузки, для последующей рассылки SMS.

Неактивные клиенты

Выводит список клиентов, которые не делали заказ указанное кол-во дней. Отчёт можно использовать в виде выгрузки, для последующей рассылки SMS.

Пожизненная ценность клиента

Оценка лояльности клиентов по таким параметрам как:

Интервалы между заказами
LifeTime - кол-во дней от первого заказа клиента
LTV - доход от клиента за все время
ARPU - средний доход в день от клиента за од

Оценка эффективности PUSH\SMS рассылки

Сравнение торговых точек

Сравнение торговых точек по выручке и кол-во заказов за произвольный период.

Также сравнение двух произвольных периодов по одной торговой точке.

Формирование планов KPI. Отчёт по выполнению плана

Программа Юпитер позволяет гибко настроить любые необходимые показатели KPI, запланировать необходимые значения показателей в целом по сети или по каждой торговой точке отдельно. Получать отчёт по выполнению планов KPI.

Отчет по списаниям ТТ

Отчет по почасовым продажам в течение месяца

Отчет по доле напитков ТТ

Отчет по скидкам

Сводный отчет по рекламациям

Отчет по закупкам

Прочее

Отчет по наполняемости чеков в разрезе ТТ, Отчет ТДВ (производство), Сравнение цен закупок на сырье по регионам, Отчет по онлайн продажам (Интернет магазин), Отчет по продажам фуршетного меню, Отчет по динамике (тренду) ключевых операционных показателей в разрезе ТТ (статистика). Подобные отчеты можно реализовать выгрузкой данных в excel. Юпитер позволяет выгружать данные из базы на прямую в сводные таблицы формата Excel. Пример такой выгрузки по кассовым заказам.

После выгрузки программа сама открывает установленный excel, или выгружает на удаленный компьютер пользователя. Дальше остается нажать на кнопку обновить Все данные, чтоб значения из шаблона заменились на значения из базы по выгруженным параметрам.

Отчёты в Excel

Компания использует ряд отчётов, которые формируются в Excel

Отчёт "ТДВ" (по номенклатуре):

Для формирование такого отчёта из системы Юпитер есть два способа:

Использовать этот отчёт как шаблон и вызывать его прямо из программы - в этом случае данные будут собираться каждый раз при выполнении отчёта.
Разместить на сетевом ресурсе Компании хранилище данных для этого отчёта (файл с данными), который будет храниться и автоматически пополняться новыми данными из системы ЮПИТЕР. Структура такого файла:

- Категория номенклатуры
- Номенклатура
- Подразделение
- Группа
- Ед. измерения
- Признак ИМ
- Дата
- Дата списани
- Годы
- Кварталы
- Месяцы
- Контрагент
- Статьи списания PL
- Продано
- Списано
- Выручка
- Доля (В)
- Доля списаний
- Скидка
- Ср. цена
- Себ-ть 1 ед.
- Себ-ть продаж
- Себ-ть списаний
- FC
- Маржа
- FC факт
- Сумма по полю Выручка (без НДС)
- Сумма по полю НДС в составе ТО
- Сумма по полю Валовая прибыль
- Сумма по полю Общая себестоимость
- Сумма по полю Списано к
- Сумма по полю СС Списаний

Отчёт "Dayly"

Для формирования такого отчёта предлагается также создать на сетевом ресурсе Компании файл-хранилище данных для этого отчёта, который будет автоматически пополняться новыми данными из системы ЮПИТЕР. Структура файла:

- Торговая точка
- Дата
- Выручка
- Количество заказов
- Средний чек
- Наполняемость чека
- Выручка по напиткам
- Выручка по частям дня
- Выручка ИМ

Отчёт "Monthly"

- Торговая точка
- Месяц
- Выручка

Ежемесячный отчет управляющего

Этот отчёт сейчас собирается управляющим вручную (см. файл Ежемесячный отчет управляющего.xlsx)

Отчёт содержит в себе 6 различных отчётов:

- Анализ выручки
- Анализ доставки
- Анализ продаж по блюдам
- Анализ проведённых акций
- Анализ скидок
- Анализ ФОТ

Из системы ЮПИТЕР могут формироваться следующие отчёты (после выполнения необходимых доработок) и при условии внедрения соответствующих модулей:

- Анализ выручки
  - Уже в 1-й части внедрения
- Анализ доставки
  - После перехода на доставку ЮПИТЕРа
- Анализ продаж по блюдам
  - Уже в 1-й части внедрения
- Анализ проведённых акций
  - Пока вручную
- Анализ скидок
  - После внедрения кассы ЮПИТЕР
- Анализ ФОТ
  - После внедрения модуля "Зарплата" системы ЮПИТЕР

Отчёты в Qlik

Для формирования аналитических отчётов в системе QlikView в системе ЮПИТЕР предусмотрена выгрузка данных в хранилище, к которому подключен Qlik.

Выгрузка производится в формате CSV.

Могут выгружаются следующие данные:

- Всё товародвижение (все товарные документы со всеми строками, суммами, товарами, группами, параметрами товаров и проч.)
- Все кассовые чеки с видами оплат и параметрами чеков
- Все строки кассовых чеков со всеми параметрами товаров, группами и проч.
- Все финансовые операции (приход/расход денег, доходы и расходы) со всеми параметрами.

Перечень выгружаемых данных, список полей, формат - могут корректироваться по желанию Заказчика.

Система JUPITER www.jupiter.systems (с) 2024г.