Бизнес-процесс "Инвентаризация"

Краткое описание нового процесса

Инвентаризация проводится ежемесячно, обычно в последний день месяца. Инвентаризации подлежат все склады, на которых могут быть остатки ТМЦ:

• • Склад Сырья и Материалов
  • Склад Производства
  • Склад готовой продукции (Экспедиция)
  • Склады торговых точек
  • Склады материалов и основных средств

Процедура проведения инвентаризации:

• • Формирование Инвентаризационных описей (пустографок) для каждого склада
  • Подсчёт, заполнение пустографок
  • Внесение данных с пустографок в ИС
  • Формирование сличительных ведомостей
  • Разбор результатов, поиск причин расхождений - до 5-6 числа следующего месяца
  • Окончательное утверждение результатов, проведение инвентаризации, закрытие периода от изменений.

Необходимые особенности

• • Учёт полуфабрикатов и готовой продукции при проведении инвентаризации.
  • Должен быть механизм замен с корректировкой результатов инвентаризации, если при разборе выяснилось, что была замена одного продукта другим.
  • Должен быть механизм автоматических замен для продуктов, у которых есть известная взаимозаменяемость (зелень и проч).

 

По итогам проведения инвентаризации в ИС должны формироваться документы:

• • «Приход излишков при инвентаризации»
  • «Списание недостачи при инвентаризации»
  • "Пересортица"
  • "Документ замен"

 

Итоги инвентаризации

По итогам проведения инвентаризации определяется сумма потерь для взыскания с материально-ответственных лиц. Эта сумма указывается в ведомости начислений з/п и разносится по сотрудникам, являющимся участниками договора о коллективной материальной ответственности.

 

Описание процесса

Действующие лица

•  
• Кладовщик (материально-ответственное лицо)

Подготовка описи / пустографки

Проведение инвентаризации происходит в разделе Инвентаризационные ведомости.

При создании документа инвентаризации нужно указать по какому подразделению/складу проводиться инвентаризация, на какую дату, а также по отдельным товара инвентаризация или нет.

Инвентаризация по отдельным товарам позволяет не указывать весь перечень продукции, а указать только те по которым есть расхождения. Или провести короткую инвентаризацию по продукции, которая чаще всего расходиться с фактом в программе. 

После подтверждения создания инвентаризации - печатаем пустографку. Для этого нажимаем правой кнопкой мыши на документ инвентаризации, и выбираем пункт пустографка.

В параметрах пустографки можем указать по каким группам товаров проводим инвентаризацию, или распечатать полны перечень.

Полученную печатную форму распечатываем, и передаем ответвленным на склад.

Подсчет фактических остатков.

Подсчетом фактических остатков занимаются сотрудники на местах. Им не видны остатки по программе по этому им нет смысла указывать в описи не корректное количество остатков.

После подсчета опись обратно передается сотруднику, который ее распечатал, с указными фактическими остатками.

Заполнение инвентаризации в программ.

Остается занести фактические остатки в документ инвентаризации в программе. Для в параметрах документа открываем форму ввода "Ввод ТМЦ", или "Ввод П/Ф", если нужно указать ПФ.

Эта форма ввода позволяет вносить в документ кол-во почти как в excel, без необходимости каждый раз добавлять новые строки в документ.

Когда документ будет заполнен его нужно акцептовать. При акцепте программа может сообщить о проблеме не своевременного заполнения документов, которая может повлиять на зафиксированные остатки.

Анализы результатов инвентаризации.

Для анализа инвентаризации в разделе инвентаризации существует множество отчетов.

Сличительная ведомость также в программе имеет несколько вариантов печатных форм, при формировании необходимо выбрать шаблон который больше нравиться.

Группы замен

Группа замен это документ описывающий множество взаимозаменяемых продуктов. Группа замен используется, когда при производстве возможно замещение одного ингредиента другим, который не входит в технологическую карту изделия. Группа замен используется при инвентаризации для закрытия излишков и недостачи взаимозаменяемыми товарами.

Пример: при приготовлении салата вместо укропа (который указан в рецепте изделия) могут использовать петрушку, т. к. укропа нет в наличии или он утратил товарный вид. Соответственно данные инвентаризации отобразят, что по ингредиенту «укроп» излишек, а по ингредиенту «петрушка» недостача.