Бизнес-процесс "Снабжение точек"

Сокращения

ЦС - центральный склад (склад сырья и продаваемых товаров)

СГП - склад готовой продукции

ТМЦ - товарно материальные ценности (сырьё, товары, материалы, полуфабрикаты)

ТТ - торговая точка

ТТН - товарно транспортная накладная

ОВК - Ответственный за внесение корректировок

Красным - выделено то, на что нужно обратить внимание

Краткое описание процесса

Торговые точки должны иметь возможность сделать заказы на ЦС и СГП.

Производство производит необходимый объём продукции (это отдельный процесс "Производство")

СГП и ЦС должны отгрузить на точки то, что они заказали.

Требования к процессу

Требование	Сейчас	Будет
Автоматическое формирование заявок	+	+
Автоматическое разделение заказа на ЦС и СГП	-	+
Ограничение времени до которого точки могут корректировать заказы	+	+
Возможность отгрузки в несколько этапов	+	+
Отражение в отгрузочной накладной реального количества отгруженного в этом этапе	-	+
Возможность быстрой корректировки отгрузки	-	+
Ассортимент готовой продукции для заказа точек должен быть ограничен определёнными группами, доступными этой точке	-	+
Отсутствие бумажного документооборота	-	+

Описание нового процесса

Действующие лица

• • Менеджер торговой точки
  • Ночной экспедитор
  • Дневной экспедитор
  • Кладовщик (отгрузка)
  • Ответственный за внесение корректировок (ОВК)  - это  единственный человек, который имеет право вносить изменения в  любые проведённые документы сегодняшнего дня (только сегодняшнего). Для склада и для экспедиции отдельные люди.

Автоматическое формирование заказов

Каждую ночь между  00:00 и 4:00 автоматически создаются заказы на следующий день.

В Юпитере это документы типа "Заказ на склад".

В алгоритме должны учитываться остатки на всех складах торговой точки - решено, что на каждой торговой точке (даже где есть своё производство) в программе будет только один склад.

Количество в заказе автоматически не округляется, чтобы все видели реально необходимое количество. Нужную упаковку можно будет указать при ручной корректировке заказа или уже при отгрузке.

Алгоритм формирования заказа на день (для примера - на 10-е число).

1. В 04:00 8-го числа:
   1. по статистике продаж считаем количество товаров (и ингредиентов с п/ф для внутреннего производства), которые нам будут нужны 10-го числа.
   2. Смотрим какой у нас сейчас (на утро 8 числа) остаток на точке по этим товарам, ингредиентам, п/ф.
      1. При расчёте остатка смотрим на срок годности и не учитываем те партии, у которых срок годности закончится до 10-го числа.
   3. Так же по статистике считаем, какой будет расход 8-го числа.
   4. Исходя из остатка на утро 8-го числа и расхода за 8 и 9-е число считаем, какой будет остаток на утро 10-го числа.
   5. Из рассчитанного остатка на утро 10-го чиста и ожидаемого расхода 10-го числа получаем количество для заказа на 10-е число.
2. Прибавляем количество СИМ из оформленных оптовых заказов (Продажа по накладной).

 

Заказ изделий

Есть торговые точки с собственным производством. Они продают изделия собственного производства, а с центрального производства получают полуфабрикаты и сырьё. У них в заказе должно быть указано количество проданных изделий, а в заказе на производство должно уже стоять количество необходимых полуфабрикатов, в заказе на склад - количество прочего сырья, необходимого для производства этих изделий.

Заказ может быть создан или отредактирована вручную.

В заказ добавляются все позиции - и со ЦС, и с СГП.

Ассортимент для автозаказа

Заказы определённых товарных групп должны делаться только вручную. Соответственно в товарной группе должен быть признак, нужно ли автоматически формировать заказ с точки по этой группе. Такие позиции добавляются в заказ Менеджером точки при корректировке заказа.

Сроки годности продукции

В каждом изделии устанавливается срок годности. Срок годности устанавливается в часах. И отсчитывается с 4 или 6 утра (настраивается в карточке изделия). Если срок годности больше 48 часов, то при выводе на печать можно делить на 24 и указывать в днях.

• • Срок годности учитывается программой при расчёте количества для заказа.
  • Ориентируясь на сроки годности программа предупреждает менеджеров точек о необходимости распродажи и может автоматически применять скидку (см. Торговые точки (касса)).

Редактирование заказа на точке

Работой с заказами торговой точки на всех точках (с производством и без) занимается Менеджер торговой точки.

Менеджер торговой точки может:

• • Отредактировать автоматически созданный программой заказ (изменить, добавить, удалить)
  • Переформировать автоматически созданный программой заказ с другими параметрами

Интерфейс редактирования заказа:

Для работы с заказами в интерфейсе менеджера точки создаётся два просмотра - "Заказ сырья" и "Заказ материалов". Они отображают строки из обоих созданных заказов (СИМ и СГП) с возможностью корректировки и добавления строк. Отличие в фильтре - просмотр "Заказ сырья" отображает строки, содержащие ТМЦ типов "Товар, Ингредиент, Изделие", просмотр "Заказ материалов" отображает строки, содержащие ТМЦ типа "Материал".

Просмотр содержит колонки:

• • ​Количество для заказа, предложенное программой
  • Поле для ввода иного количества, на усмотрение менеджера точки

При изменении количества в интерфейсе меняется количество в соответствующей строке заказа.

При добавлении новой строки строка добавляется в заказ нужного склада (СИМ или СГП), ориентируясь на параметр  "Основной склад" из товарной группы.

Кнопка "Переформировать" - предлагает заново автоматически сформировать сразу оба заказа (СИМ и СПГ), при этом пользователь может сам указать нужные параметры алгоритма (даты, сроки и проч.).

Ассортимент готовой продукции для ручного добавления позиций в заказ заказа точек должен быть ограничен определёнными группами. Ненужные точки группы меню нужно отключить в правах доступа. Блюда собственного приготовления должны быть доступны только трём точкам.

Строки заказа должны быть выделены разным цветом:

• покупные товары
• изделия цехов (ХБ, слойка, кондитерка и т.д.)
• продукция собственного производства ТУ ГОУ (Это продукция полностью готового и упакованного блюда цеха общественного питания)
• продукция, состоящая из полуфабрикатов (и возможно сырья) для приготовления блюд (изделий) на торговых точках (Это составляющие полностью готового блюда, сырье и ПФ, из которых готовое блюдо, до соберут на точке, объяснил что все отгружаемые ПФ для такой сборки должны будут иметь карточки товара готовой продукции). Три точки завтрак, обед и ужин (Сретенка, Сити, Пятницкая) и две точки (Царское, Воздвиженка) - только завтрак.
• сырье для приготовления отдельных видов продукции на торговых точках

Нужен фильтр по категории. Чтобы можно было отфильтровать только нужные строки.

Нужна группировка строк по категориям. 

Когда заказ сформирован но не подтвержден, у пользователя должна остаться возможность выбирать иной период для расчета статистики продаж и переформировать заказ.

Ограничения на возможность корректировки заказа

Разные строки заказа могут иметь свои ограничения, до какого момента времени их можно корректировать. Это время указывается в товарной группе. По прошествии этого времени программа не даст изменить или добавить товарную строку.

Утверждение заказа

Отдельной процедуры подтверждения заказа точкой не будет. Все заказы в час Х будут автоматически проведены и станут недоступны для изменений. Если их поменяли - хорошо. Нет - тоже хорошо.

Час Х (задаётся для товарных групп):

• • Для Цеха общественного питания : до 14:00
  • Для остального производства 17:00
  • Для склада 10:00 следующего дня

Корректировка заказа после часа Х

Причины корректировок после часа Х:

• • Забыли что-то заказать. 
  • Изменилось предполагаемое количество продажи
    • Крупный заказ через ИМ
    • Заказ от оптового покупателя
    • Заказ на банкет, фуршет

Забыли что-то заказать - Такого больше практически не будет, т.к. все заказы будут формироваться автоматически.

На крайний случай корректировка заказа точки после часа Х доступна ОВК.

Появление новых крупных заказов - см. "Бизнес-процесс "Работа по заказам сторонних покупаталей (юр.лиц)"

Дополнительные заказы не влияют на заказы поставщикам, т.к. поставщики уже просто не успеют их привезти. Если это всё-же возможно, это делает ОВК, меняя соответствующий заказ поставщику.

Отгрузка

Отгрузкой от и до занимаются экспедиторы (по СГП) и кладовщик (по складу). 

Порядок отгрузки:

• • Первая (основная) отгрузка - собирается с 19:00 до 7:00 тремя ночными экспедиторами
  • Вторая (дополнительная) - в районе 10:00 - собирается дневным экспедитором
  • Третья (п/ф на точки с производством) - в районе 15:00 - собирается дневным экспедитором

Заказы на ЦС и СГП обрабатываются разными людьми, с каждого склада делаются свои документы отгрузки. 

Каждый заказ можно разделить на 3 отгрузки (1-я, 2-я, 3-я).

Программа допускает, что в итоге отгрузить можно больше или меньше заказанного.

Для удобства у ТМЦ и товарных групп должна быть настройка, которая позволяет заранее указать в какой отгрузке должна быть ТМЦ. 

Порядок действий по отгрузке: 

1. Нажимает слева на кнопку "Сборочный лист", при этом печатается форма "Сборочный лист", на полное количество заказа, по которой экспедитор собирает заказ на складе.
2. Экспедитор идет на СГП и собирает ТМЦ на основании этой печатной формы, отражая в ней расхождения.
3. Экспедитор (кладовщик) заходит в содержимое документа
4. Корректирует кол-во ТМЦ для текущей отгрузки.
5. По завершении нажимаем кнопку "Отгрузить", при этом в системе формируются документы "Продажа по накладной" и "Приход от поставщика". В этот момент списываются остатки на ОС/СГП и увеличиваются остатки на складе торговой точки.

•  

Нехватка товара

Возможны ситуации, когда количество товара на складе недостаточно для удовлетворения всех отгрузок. В этом случае  нужно уменьшить количество в каких-то заявках. Это делает ОВК.

Такие ситуации разбираются вручную:

• При отгрузке экспедитор видит, что у него нехватка и самостоятельно принимает решение, что делать в каждом конкретном случае.
  • В этом случае экспедитор должен в отгрузке видеть отдельный столбик, где красным показывается сколько не хватает. Эта цифра рассчитывается как разница между текущим остатком на складе и количеством этого товара во всех неотгруженных отгрузках на сегодня (т.е. если мы где-то указали в отгрузке меньше, чем было заказано, эта цифра станет меньше).

Сборка товара для отгрузки

Сборка выполняется сотрудниками склада и экспедиции.

Есть два места сборки - сухая зона и холодильник.

В сухую зону вывозится товар и со склада и с СГП и складируется в один штабель.

В холодильнике товар раскладывается по подписанным полкам.

 

Основная сборка происходит под первую отгрузку (в 7 утра).

Для этого ОВК, после того как закончит корректировку заявок, перед уходом с работы распечатывает сборочные листы по каждой заявке. Печатает одной кнопкой - нажал и всё распечаталось. В сборочный лист попадают только те позиции, которые нужно отвезти в первую поставку. Всю эту пачку он оставляет ночным экспедиторам.

Печать накладных на отгрузку

ТТН

ТТН печатаются все скопом на каждую отгрузку (1,2,3). Для этого экспедитор заходит в список документов "Продажа по накладной" и вызывает процедуру "Печать всех документов данного типа", где выбирает желаемый шаблон, дату и номер отгрузки. Все документы распечатываются.

Сейчас много времени тратится на простановку печатей на ТТН. Печати ставить не нужно - достаточно подписи (https://kontur.ru/articles/6115).

К сожалению, подписывать ТТН с помощью факсимиле нельзя (https://www.law.ru/question/86517-dopustimo-li-podpisyvat-transportnuyu-nakladnuyu-gruzootpravitelyu-posredstvom-faksimile).

Доставка товара на точки

Водитель знает, на какие точки он везёт товар.

Водитель сам забирает заранее распечатанные ТТН с экспедиции.

Водитель сам забирает товар с СГП и с зоны отгрузки.

Приёмка товара на точке

Водитель сгружает товар и уезжает. Приёмка товара у водителя не производится. Проверка товара на точке производится по ТТН. Если всё хорошо, то ничего не делаем.

Недопоставка

Если привезли меньше, чем указано в ТТН, то происходит разбор этой ситуации и корректировка отгрузки через ОВК.

Брак

Действуем по процедуре "Списание на точке", отгрузочные документы не меняем.

Списание на точке 

В чатах выясняется можно ли списать и по какой причине:

• • Срок годности закончился - без всякой переписки выбрасываем. Списание оформляет торговая точка. 
    • В программе должна быть функция автоматического формирования списания по сроку годности, которое точка потом может скорректировать. Чтобы ничего не забыли списать.
  • Брак - в чате выясняют, брак это или не брак.
    • Если не брак - продавайте.
    • Если брак - возвращайте на производство
      • Продукция возвращается на СГП
      • ОВК корректирует отгрузки.
    • Если брак, но по вине точки - точка списывает сама на себя.

Бухгалтерское оформление

Продажа по накладной, наценка

Отпускные цены в создаваемых документах продажи по накладной рассчитываются с торговой наценкой.

Торговая наценка указывается в товарных подгруппах и применяется к себестоимости продукции (с учётом НДС), рассчитанной при проведении документа. Цена с наценкой является ценой прихода в создаваемых автоматически документах "Приход от поставщика". 

Розничная цена определяется на основании прайс-листа, который меняется один раз в месяц.

Наценка 15% на покупную продукцию, на производимую - 110%

Нужна процедура автоматического создания такого прайс-листа (можно по расписанию), 27-го числа на следующий месяц. Цена считается от себестоимости с НДС и наценки из товарной группы. Себестоимость берём среднюю за текущий месяц.

 

УПД

Документ УПД формируется автоматически на следующий день - один по всем отгрузкам на одну точку, которые были в течение дня.

Для этого в конце дня в программе автоматически формируется документ типа "Исходящий УПД" на основании созданных и проведённых документов типа "Продажа по накладной".

УПД  бумажном виде не печатаются и не подписываются. УПД оформляются и подписываются через ЭДО на уровне офиса без участия торговой точки.

 

 

 

---

 

Описание старого процесса

Формирование заказа

Сейчас реализован механизм централизованного заказа товаров. Точки указывают потребность в тех или иных товарах по дням. Интерфейс ввода заказа выглядит как интерактивный сводный отчет по множеству документов.

ТМЦ доступные для заказа настраиваются через категории. У категорий есть настройка, "за какое время возможен заказ".  Если текущее время/дата не позволяет заказать ТМЦ, редактирования ячеек становится недоступной. 

При планировании указывается подразделение исполнитель. Заблокированные для редактирования ячейки являются исходными данными для формирования заказов на закупку.

Общий заказ, после подтверждения точкой, может формировать сразу два связанных документа.

Заказ на покупку - если закупка предполагает участие организации посредника (поставщика)

Заказ на продажу

Если после создания до конца дня, до 18.00 Заказ на покупку не редактировался, то Заказ на продажу разноситься автоматически. Если правки были и Заказ на покупку отличается, то Заказ на продажу также требуется отредактировать, уже в ручную.

Статусы заказов в системе:

• Заказ на покупку
  • Утвержден
  • Подтвержден
  • Оприходован
  • Закрыт
• Заказ на продажу
  • Зарезервирован
  • Отгружен
  • Выставлен счет

Автоматического заполнения заказа с точки по расчетам программы сейчас не предусмотрено.

Так же сейчас не видно актуальных остатков на точке, из-за чего сотрудники вынуждены для формирования заказа пользоваться отчетом "Оборотно-сальдовая ведомость по товару".

Отгрузка

Экспедиция собирают заказы от ТТ, а затем контролируют выпуск производства, загрузку водителей и экспедиторов.

На предприятии используются несколько основных времен доставки.

• В 6:00 часов происходит основная отгрузка готовой продукции из производства.
• В 10:00 часов происходит дополнительная отгрузка готовой продукции, а так же происходит поставка остальных позиций, заказанных торговой точкой
• В 15:00 часов происходит допоставка полуфабрикатов в торговые точки с собственным производством (На Сретенке и На Садовом).

ТМЦ, необходимые для перемещения на торговые точки хранятся на складе Сырья и Материалов.  Отгрузка в Торговые точки производится из этого склада.

В качестве сопроводительной документации для перевозки печатается Товарно-Транспортная Накладная. При получении ТМЦ на местах отметки о получении проставляются именно на ТТН. В учетной системе отгрузочные документы создаются Экспедицией экспедиторы торговых точек должны указать выявленные отклонения в созданных документах до 18:00, поскольку в противном случае после 18:00 документы будут учтены в системе автоматически и отражение отклонений потребует уже создание корректирующих документов. Исправлять учтенные документы непосредственно система не позволяет.

Печать ТТН происходит в системе из заказа на продажу. Из-за чего в документе видно ту продукцию которую сейчас склад не отгружает.

Бизнес-процесс отгрузки в регионы ничем не отличается процесса отгрузки в остальные торговые точки.  Единственное отличие – это ограниченный ассортимент продукции, который отгружается в регионы. Готовая продукция и полуфабрикаты в регионы не отгружаются.

 

Эта статья нужна для понимания по какой схеме работает компания, какие моменты нужно настроить, какие моменты нужно доработать.

 

Бизнес - процесс «Служба экспедиции»

Передача ТМЦ в службу экспедиции

• Производство передает в экспедицию готовую продукцию лицо, передающее продукцию Су-шеф, или Старший смены. Старший экспедитор в начале смены распечатывает из АС «Аксапты» документ «Заказы на производство» в котором содержится информация о ТМЦ, наименование, количестве и другие параметры.
• Сотрудник службы экспедиции визуально проверяет наличие готовой продукции согласно документу. Далее в случае соответствия готовой продукции документу осуществляет перемещение отраженной информации в АС «Аксапта». В настоящее время в системе реализовано три стадии создано/отгружено/получено.
• Подписание документов о передаче готовой продукции отсутствует. Акт приема передачи ТМЦ подписывается только на кондитерские изделия.

Возможные риски: существующая практика принятия готовой продукции из производства без должного уровня проверки и подписание документов о передаче может привести к пересортице, недостачи отдельных позиций, что может привести к неэффективному использованию рабочего времени сотрудников на выяснение причин неточности и определения круга виновных лиц.

Взаимодействие со складом

• Сотрудники склада вечером формируют заказ в торговые точки, комплектуют и размещают данный заказ на территории службы экспедиции ранняя доставка на 6 часов утра. Документов между складом и службой экспедиции о передаче товаров не заполняются.

График отправки ТМЦ

• Согласно существующему графику первое отправление товара происходит в 6 часов утра (товар производства и товар со склада).
• Второе отправление ТМЦ происходит во временном диапазоне с 9 до 10 часов утра (готовая продукция).
• Третье отправление товара происходит во временном диапазоне с 12 до 14 часов (готовая продукция).

Оборудование системой наблюдения

• Экспедиционная служба оборудована камерами видеонаблюдения. Информацию с камер и историю по ним просматривает Руководитель службы экспедиции. В настоящее время камера отсутствует в холодильной зоне и на части территории склада.

Возможные риски: в связи с тем, что не вся территория оборудована камерами наблюдения в зоне хранения ТМЦ, в случае возникновение нештатных ситуаций, пересортице, недостачи и др. установить виновных лиц будет затруднительно.

Передача ТМЦ водителям-экспедиторам

• В кабинете службы расположен лоток с необходимыми первичными документами для отправки в торговые точки. В каждой папке находится необходимые документы. Водители-экспедиторы забирают папку и погружают товар в машину.
• Документы приема передачи водителем не подписываются. Часть водителей просматривают сгенерированный заказ, другая часть не просматривает.

 Возможные риски: при данной системе передаче товара водителям-экспедиторам возможны случае пересортицы, недостачи и хищений ТМЦ. Затруднительный процесс понимание на каком этапе происходит утеря, утраты продукции, а принимая во внимание, что камеры видеонаблюдения задействованы не на всей территории службы (подробно изложено в пункте «Оборудование системой наблюдения») установление истинных причин потере, утраты ТМЦ станет крайне затруднительным.

Прием ТМЦ на торговых точках

• Ответственный сотрудник торговой точки принимает товар согласно первичным документам (Товарно-транспортной накладной) сверяет наличие переданного ТМЦ с документами.

В ряде случаев товар и документы оставляются водителям на торговой точке и через договоренный интервал времени ориентировочно 1-2 часа забирается водителем и передается в службу экспедиции.

• В случае выявления недостаче, пересортице ответственный сотрудник торговой точки должен незамедлительно сообщить Руководителю службы экспедиции. В случае несоответствий Руководитель службы проводит служебное расследование и принимает решение о удержании денежных средств с виновного лица.  

Состав службы экспедиции

В состав службы экспедиции входят следующие сотрудники.

Должность	Количество, чел.	Основной функционал
Руководитель службы	1	Контроль работы сотрудников. Проведение служебных расследований по утраченным ТМЦ. Решение вопросов с другими подразделениями и др.
Старший экспедитор	1	Контроль за всеми сотрудниками. Подготовка документов отгрузки. Распечатка этикеток. Подготовка отчета по реализованным кг. продукции за день в формате Еxсel и др.
Экспедитор	1	Подготовка тары и расклеивание этикеток, тикеров маркирование продукции и др.
Оператор	1	Разнесение сырья на готовую продукцию, подготовка документов на все точки и др.
Ночной экспедитор	3	Подготовка тары и расклеивание этикеток тикеров маркирование продукции, подготовка документов и др.
Упаковщик	1	Упаковывает готовые продукцию стоковых позиций.
Грузчик	1	Вывозит мусор из зоны производства и службы экспедиции. Выгружает пустые ящики из машин. Днем помогает загружать машины.

Предложение:

• С целью минимизации рисков утраты (потери) сырья, материалов и готовой продукции необходимо организовать процедуру передачи ТМЦ на всех уровнях с детальной проверкой передаваемого товара с подписями ответственных лиц передаваемых/принимаемых ТМЦ. Для сокращения трудозатрат, необходимо предусмотреть возможность в программном обеспечении быстрой распечатки необходимых сопроводительных документов.
• С целью повышение уровня контроля необходимо оборудовать камерами видео наблюдения все зоны хранения ТМЦ (морозильной и складской зоне) в службе экспедиции.
• Автоматизировать отчет по количеству сделанных за день килограммов готовой продукции, что позволит сократить трудозатраты сотрудников службы.
• Данные действия позволят минимизировать потери, пересортицы ТМЦ и приведут к сокращению трудозатрат сотрудников службы. Высвободившее рабочее время возможно будет направить на другие задачи или провести оптимизацию персонала.