БДР и ДДС

Основные управленческие отчёты

Работа с финансами ведётся в три потока:

1. Бюджетирование (БДР) - для понимания общей рентабельности бизнеса. Ведётся методом начислений - т.е. учитываем все операции, относящиеся этому периоду. Независимо от того, когда прошли оплаты по этим операциям. (Например, сумма зарплаты, начисленная за май месяц под БДР будет относиться к маю, а по ДДС она будет относиться к июню, когда её будут фактически выдавать).
   1. Делаем план на следующий месяц
   2. Отражаем факт, смотрим исполнение плана
   3. Рассчитываются показатели (рентабельность, маржинальность ... )
2. ДДС - основная задача - планирование движения денежных средств по организации на период (месяц), выявление и предотвращение кассовых разрывов.
   1. Делаем общий план на месяц, смотрим, что в целом укладываемся в приходы/расходы
      • планируем известные платежи (с известной датой и суммой) - фин.операции по плановому бюджету и попадают в итоговый столбец "Факт".
        • поставщикам за полученный товар
        • выдача зарплаты за прошлый месяц
        • аренда и пр.
      • планируем прогнозируемые платежи (с неизвестной пока датой и суммой) - могут вносится на основании данных какого-то другого месяца - они вносятся как плановые значения в итоги по статьям за месяц (в столбец "План") и могут потом сравниваться с фактом
        • оплаты поставщикам за поставки след. месяца
        • иные постоянные расходы, сумма по которым пока неизвестна, но примерно понятна
      • дополнительные платежи (с известной суммой), которые хотелось бы осуществить в этом месяце - они вносятся либо как общая сумма по статье за месяц (в столбец "План"), либо сразу как финоперации по плановому бюджету.
   2. Делаем платёжный календарь, в котором разносим оплаты по дням, следим, чтобы не было кассовых разрывов
   3. Плановые финоперации по мере выполнения переносим в фактический бюджет. Плановые не оставляем.
3. Расшифровка задолженностей по контрагентам - связывает БДР (что начислено) и ДДС (какие деньги прошли). Должна уберечь нас от невыполнения планов по оплатам/поступлениям
   
   • Отчёт работает по проводкам и показывает разницу между начислениями и кассовыми операциями
   • Отдельно показывается текущая и просроченная задолженность
     • текущая задолженность
       • отсрочка платежа по накладным поставщиков
       • задолженность по з/п за прошлый месяц (обычно выдаётся в след.месяце)
       • задолженность по налогам
     • просроченная задолженность (когда не оплатили вовремя), есть невыполненный план по оплатам

Для БДР и ДДС использовуются разные древа статей. У ДДС обычно более простое дерево статей, чем у БДР, часто статьи ДДС - это группы статей БДР. Но можно вести БДР отдельно, ДДС - отдельно. В одном отчёте они обычно не выводятся, поэтому они по статьям могут быть не связаны. 

Связка между БДР и ДДС делается через контроль дебиторской/кредиторской задолженности - именно это показывает исполнение/неисполнение бюджета с точки зрения денег.
Хорошая задолженность - когда это нормально, а плохая - когда не нормально (отсрочка платежа, выдача з/п в след.месяце - это хорошая, а просрочка платежа и невыдача з/п вовремя - плохая).
Общая задолженность при этом не является показательной цифрой.

Операции по БДР привязываются к конкретным статьям.

Операции по ДДС могут привязываться как к статьям, так и к группам статей, поскольку ДДС часто имеет более грубую разбивку, чем БДР. При загрузке оплат из 1С можно привязывать статью бюджета 1С к группе статей бюджета в Jupiter.

БДР

Экономические показатели

Статьи БДР имеют определённый экономический смысл (экономический показатель), согласно которому собираются данные по этой статье. Экономические показатели - это разделы отчёта о прибылях/убытках. Указывается в статье бюджета в поле "Статья отчёта о прибылях/убытках".

В целях управленческого учёта эти экономические показатели распределяются по статьям бюджета.

Из экономических показателей считаются расчётные показатели - маржинальная прибыль, точка безубыточности и проч.

 

Фактические данные собираются следующим образом.

По финансовым операциям:

В БДР собираются только акцептованные финоперации типа "Доходы" и "Затраты" (по начисления), а также финоперации типа "Приход/Расход денег" (кассовый метод), если у них в статье бюджета стоит признак "Отражать кассовые операции в БДР".

Данный механизм позволяет учесть нужные финоперации по любой нужной статье бюджета (в т.ч. которые собираются по товарным или зарплатным документам).

По товарным документам собираются:

• Выручка (теоретическая и фактическая), Сумма скидок, Чистая себестоимость проданного
• Списание
• Инвентаризация
• Полная (практическая себестоимость)
• Любой другой показатель может также собираться по товарным документам определённого подтипа

Как это работает:

• В подтипе документа указывается статья бюджета.
  • В статье бюджета указывается экономический показатель
    • Разбивка по группам/подгруппам ТМЦ тоже работает, для этого в группе/подгруппе указывается название статьи бюджета, на которую относится данная группа. Такие статьи должны быть внутри статей, привязанных к подтипам документов.

Зарплата

В БДР автоматически попадают данные о начислении зарплаты. 

Для этого перебираются ведомости начислений и для каждого сотрудника определяется зарплатная статья бюджета (берётся из должности сотрудника).

 

Планирование БДР

Плановые значения вносятся прямо в БДР для статьи или группы статей.
Одновременно указывать план в статье и в группе статей, куда эта статья входит, - нельзя, программа предложит пересчитать итог по группе.

 

ДДС

Отчёт ДДС

Отчёт ДДС показывает совершённые и планируемые кассовые операции.
Отчёт о движении денежных средств делается через отчёт: Финансовые операции / Отчёты / Фин.операции в Excel / Шаблон "ДДС" 

Отчёт ДДС имеет следующую структуру:

• Входящий остаток
• Разбивка и итог по операционной деятельности
• Разбивка и итог по инвестиционной деятельности
• Разбивка и итог по финансовой деятельности
• Исходящий остаток

Подготовка

В целях отчёта ДДС в статье бюджета нужно заполнить параметр "Раздел ДДС", который предлагает выбор из трёх пунктов:

• Операционная деятельность
• Инвестиционная деятельность
• Финансовая деятельность

План и факт

Плановые кассовые операции - это обычные кассовые операции (приход/расход/перемещение), но по плановому бюджету. 

В прошлом не должно быть плановых операций (неакцептованных), а в будущем не должно быть фактических (акцептованных). Единственный день, где могут быть и плановые и фактические - это сегодня.

Поэтому в ПК игнорируются старые плановые операции (до текущей даты). Начиная с текущей даты учитываются все операции, и плановые и фактические.

Отчёт делает такие проверки и выводит предупреждающие сообщения, если встретит некорректные операции.

 

Платежный календарь

Платёжный календарь позволяет планировать поступления/оплаты по дням для предотвращения кассовых разрывов: Финансовые операции / Платёжный календарь

Работает по фактическим и плановым кассовым операциям за выбранный месяц по выбранному месту хранения.

Если мы хотим запланировать трату, мы должны создать соответствующую кассовую операцию по плановому бюждету.

• Дерево статей бюджета с фин. операциями
• Колонка с итогами за месяц
• Колонки с суммой по дням 
• Входящий\Исходящий остаток на каждый день