Сводные заказы поставщикам (заказы по минимальным ценам)

Сводные заказы используются тогда, когда программа должна сама определить, у какого поставщика что заказать, ориентируясь на минимальные закупочные цены.

Для этого сначала формируется сводный заказ, который проверяется менеджером по закупкам.

Подготовленный сводный заказ программа разбивает на заказы конкретным поставщикам - у кого меньше цена на конкретный товар. Минимальная сумма заказа в этом алгоритме пока не учитывается.

Работа с заказами ведётся в два этапа - сначала отдел закупок размещает заказ, затем кладовщик на основании заказа принимает товар.

Формирование заказов поставщикам (отдел закупок)

Находит поставщиков

На электронных площадках ищутся нужные поставщики, их прайслисты подгружаются в систему (Прейскуранты утверждённых закупочных цен).

Формирует сводный заказ поставщику

Отдел закупок создает сводный заказа поставщику. Во время заказа в заголовке документа нужно указать склад для принятие товара, Дату заказа, Дату поставки, Дату следующего заказа, Подтип для приходного документа.
В содержимом мы можем сделать расчет для заказа по кнопке "Рассчитать по продажам".

• Дата поставки - подставляется из заголовка документа.
• Дата следующей поставки - тоже поставляется автоматически.
• На сколько дней заказ - рассчитывается программой по указанным датам.
• Список подгрупп - позволяет указать фильтр для нужных ингредиентов, которые будут участвовать в заказе.
• Подразделение (для расчетов остатков) - указываем склад по которому программа проверяет остатки при расчете.
• Подразделение (для расчета статистки продаж) - указывается подразделение с которого при производстве списываются ингредиенты.
• Дата начальная и Дата конечная - если указываются даты прошлых периодов, то программа считает средний расход ингредиентов по дням недели участвующих в заказе. Если учитывать расход не нужно, например для добавления планов меню, то указываются даты будущего периода.
• Кол-во дней в периоде расчета - соответствует указанным датам для расчета.
• Коэффициент, на который умножать полученное кол-во - указывается значение на которое программа будет умножать полученные значения при расчете.
• От каких остатков вести расчет - можно выставить параметры расчета остатков по программе или не учитывать остатки в принципе.
• Прибавить план-меню - определяет учитывается ли план меню в расчетах или нет.

После утверждения произойдет расчет по указанным параметрам. Поставщик к строка будет добавляться из расчета минимальной цены из Прейскурантов утвержденных закупочных цен. Если прейскуранта нет, то поставщик будет указан из последнего приходного документа по ингредиенту. 

Упаковки в этой схеме не учитываются - заказ делается всегда в базовой единице измерения.

Формирует заказы по поставщикам

После проверки выходим из документа и нажимаем "Разнести". Это создаст заказы поставщикам по всем позициям из сводного заказа.

В разделе Заказы поставщику остается подтвердить созданные заказы. Для этого нажимаем кнопку Подтвердждён на оформленных заказах. При подтверждении заказа поставщику может уходить электронное письмо, если в карточке поставщика указан email, с данными по заказу и данными для связи с отделом закупок.
После этого заказ готов для приёмки товара.

Приёмка товара (кладовщик)

Когда заказ необходимо будет принять, кладовщик должен зайти в раздел "Заказы поставщику", найти нужный заказ в статусе "Заказ подтвержден" и начать его редактирование.

Для этого заходим внутрь документа по кнопке "По справочнику" и в формате таблицы заполняем нужные ячейки. Выбираем нужную ячейку и набираем значение как в excel. Заполнены должны быть ячейки "Факт. кол-во" и "Факт. сумма". Если программа увидит значительные расхождения фактической суммой и цены для заказа, то будет выедено сообщение об этом.

Если требуется откорректировать заказа, то выйдя из документа, можно нажать кнопку "Корректировка", это отправит заказ в отдел закупки на корректировку.

Если расхождений нет, то после ввода всех значений кладовщик нажимает кнопку "Товар принят".

Программа запрост Номер приходной накладной, Дата приходной накладной, Сумма по приходной накладной.

После этого статус заказа сменится на "Товар принят" и будет создана полностью заполненнся приходная накладная. 

После этого программа в фоновом режиме обработает такие заказа и создаст приходные накладные (акцептованные) со специальным признаком, что накладная должна быть проверена бухгалтерией.