Бизнес-процесс "Склад"

Термины и сокращения

ПП - План производства

СИМ - склад Сырья и Материалов (хранит ингредиенты, товары, материалы)

СГП - склад готовой продукции

СП - склад производства (он у нас один, на цеха не делится)

ТМЦ - все товарно-материальные ценности (сырьё, товары, материалы, полуфабрикаты)

ТТ - торговая точка

ТТН - товарно-транспортная накладная

ХБ - хлебо-булочный участок

ОВК - Ответственный за внесение корректировок

Краткое описание процесса

Через склад СИМ проходит вся сырьевая продукция, и распределяется по заказам на точки и по требованиям в кладовую на производство,

Закупками на СИМ занимается отдел закупок через заказы поставщиками. Кладовщики подтверждают со своей стороны получение заказов от поставщиков. 

Если сырье должно проходить через систему Меркурий, то кладовщик должен также погасить ВСД.

Процессы склада:

• • Приёмка поступлений СИМ
    • Приёмка овощей 
    • Меркурий
    • Честный знак
    • ЭДО
  • Передача СИМ в производство
  • Снабжение точек
    • Получение заказов с точек
    • Отгрузка заказов на точки
  • Обжарка кофе
    • Передача кофе на обжарку
    • Получение кофе с обжарки

 

Описание нового процесса

Приём поступлений СИМ

Склад осуществляет входной контроль качества СИМ и соответствия документам. Полученные СИМ размещаются на склад для последующие отгрузки на точки и производство.

Приёмка овощей 

При приеме овощей происходит проверка качества - некачественные сырье не принимаются, вноситься изменения в бумажную накладную поставщика и возвращается поставщику. Поставщик довозит в течении дня (иногда поздно) недостающее сырье.

Сейчас: частичная приема вызывает необходимость корректировки документов в Аксапте, пока приход не заведен, отгрузить его нельзя.

Система Юпитер допускает работу с отрицательными остатками, поэтому работа в программе не останавливается если данные ушли в минус. 

Продолжение: договориться с поставщиком, чтоб он привозил на 10% больше, а после приемки забирал оставшееся. В этом случае поставщику выгода в меньших затратах на транспортировку, а для нас в наличии необходимого количества сырья на складе, и меньшего времени на обработку/корректировку документов.

 

Меркурий

Кладовщик заходит в приходную накладную с сырьем которое проходит по Меркурию.

В содержании приходной накладной нажимаем кнопку "Заполнить"

• Программа загружает ВСД с Меркурия
• Находит ВСД принадлежащие текущей накладной (по номеру и дате накладной)
• Создает\обновляет товарные строки по данным с ВСД

Если Юпитер не смог автоматически определить ТМЦ, то пользователь должен сделать это вручную. Для этого нужно зайти в строку накладной, где не указана ТМЦ, и выбрать её стандартным образом. После этого ТМЦ Юпитера будет связана с ТМЦ Меркурия. При следующей загрузке ТМЦ будет определена автоматически.

Далее пользователь:

• При необходимости, заполняет цену поставки в строках где она не задана
• Акцептует приходную накладную
• Нажимает кнопку "Погасить ВСД" (в списке приходных накладных, на левой панели)

 

Подробнее про взаимодействие с меркурий см. Бизнес-процесс "Работа системой Меркурий (Ветис)"

 

Возврат ТМЦ поставщику 

Возврат - отдельный документ в программе. 

При возврате выбирается партия товара, которую надо вернуть, по партии определяется цена возврата.

По бухгалтерии возврат оформляется как встречная реализация с выставлением УПД.

 

Передача СИМ в производство

Автоматическое формирование накладной перемещения по заказу производства для каждого цеха

Каждый цех автоматически формирует по плану производство документ перемещения со склада СИМ на склад Производство.

Саму продукцию передает кладовщик, принимает Су-шеф или Старший смены. По документу "Требование в кладовую" товар пересчитывается, проверяется наличие и состояние товара. Далее подписываются документы, передающая и принимающая сторона. В Юпитере в сформированном документе перемещения корректируется кол-во по подписанному документу.

 

Снабжение точек

Получение заказов с точек

Каждый день, до 10:00 появляются проведённые заказы точек на склад СИМ.

Поподробнее про создание заказов с точек см. "Бизнес-процесс "Снабжение точек".

 

Отгрузка заказов на точки

Отгрузкой от и до занимаются экспедиторы (по СГП) и кладовщик (по складу).

Порядок отгрузки:

• Первая (основная) отгрузка - собирается с 19:00 до 7:00 тремя ночными экспедиторами
• Вторая (дополнительная) - в районе 10:00 - собирается дневным экспедитором
• Третья (п/ф на точки с производством) - в районе 15:00 - собирается дневным экспедитором

Автоматическое формирование накладной перемещения по заказу для каждой ТТ

При отгрузке заказа по точке накладная перемещения на точку формируется автоматически. По каждой отгрузке своя накалённая перемещения. По накладной при необходимости можно распечатать дополнительные печатные формы отчетных документов. 

 

Обжарка кофе

Передача кофе на обжарку

Для передачи кофе на обжарку кладовщик создает документ продажи по накладной особого подтипа. Этот подтип в 1С будет трактоваться как передача на передел.

 

Получение кофе с обжарки

Полученный обжаренный кофе приходуется по документу приходной накладной особого подтипа. Этот подтип в 1С будет трактоваться как приход с передела.

 

Взаиморасчёты

Расчёт суммы за обжарку кофе производится в Юпитере на основании задолженности перед поставщиком, которая возникает как разница между суммой "проданного" кофе и суммой полученного и равна стоимость обжарки.

 

Внутренне перемещение между складами

Программа позволяет перемещать сырье и товары между складами, если есть такая необходимость.

Для этого ответственное лицо заходит в раздел Простое перемещение и создает документ перемещения. В параметрах документа указываются склад отправителя и получателя. Юрлицо ставиться автоматически.

В строках документ можно указать всё то что необходимо переместить.

Списание материалов в производство - Оформляется через перемещение перемещение со склада СИМ на склад Производство. Для этого перемещения можно сделать отдельные подтипа для правильного отражения по фин блоку.

Возврат материалов из производства - Оформляется через перемещение перемещение со склада Производство на склад СИМ. Для этого перемещения можно сделать отдельные подтипа для правильного отражения по фин блоку.

По документу можно сделать печатные формы любых необходимых для бух. учета документов.

После акцепта перемещения все товары из документа встают на остатки на другом складе. То есть обратный документ прихода по перемещению создается автоматически.

 

Списание

Любой организации приходится периодически проводить списание товарно-материальных ценностей. Происходит это по разным причинам: порча товаров, потеря их потребительских качеств, моральное устаревание и т. д. Для регистрации факта списания любой ТМЦ кроме продажи создаются документы списания.

Документы списания могут создаваться как вручную, так и автоматически по данным «Кассового модуля». Автоматически созданные документы, как правило, имеют отдельный подтип – «Списание через кассу». Пример причины списания через кассу - это списание приготовленного блюда, от которого отказался гость.

Списание ТМЦ для питания сотрудников - Для создания списания для питания персонала создать документ списания, выбрать подтип списания "Питание персонала", и перечислить все необходимое на писание персонала.

 

Контроль остатков

Автоматическое формирование Товарного отчета (ф. Торг 29) для передачи первичных документов за сутки по складу

Сам отчет делается в разделе Складского учета. Его всего можно сформировать в ручную.

Юпитер также позволяет создавать правила для формирования отчетов, сохранять их и автоматически присылать пользователя на email.

 

Контроль сырьевых и товарных остатков происходит через своевременное заполнение складских документов, проведение инвентаризации и через развернутую систему отчетов.

Например отчет остатков на заданную дату позволяет увидеть какое количество товаров и сырья находиться или находилось на остатках выбранного склада.

 

---

 

Описание старого процесса

 

Бизнес - процесс «Склад»

Поступление ТМЦ на склад

• Через складской учет проходит 100% производственного ТМЦ;
• Складской учет ведется в программе АС «Аксапта».

Входящие документы

• УПД;
• Товарная накладная;
• Счет-фактура.

Отражение документов в системе

• Сотрудники склада отражают информацию о приходах/расходах. Проводят сторнирующие проводки в случае изменение количества ТМЦ, следят за полнотой и достоверностью информации.

Эксплуатация механизма внутренних заказов

• Все пользователи системы, которым даны права доступа к журналу Предварительных заказов отражают свои потребности в журнале заказов в разрезе наименование ТМЦ, количества и другой необходимой информации.
• В журнале предварительных заказов не в полном объеме отражается информация о потребностях подразделений. Часть информации о потребностях не отражается в системе предварительных заказов. Не находят отражения в журнале предварительных заказов по категории сырья: фрукты, овощи, ягоды, мясо, сыр, молочная продукция. Ориентировочный объем сырья, который не отражается в системе предварительных заказов составляет 2%.

Данная категория товаров не лежит на складе и передается на производство и на торговые точки.  Информация о потребностях поступает в отдел заказов путем звонков, сообщений на личные электронные носители, корпоративную электронную почту и др.

Возможные риски: Отсутствие в системе информации о потребностях может привести к несвоевременному приобретению необходимого сырья и как следствие к сокращению ассортимента и объема выручки. В случае отсутствие информации в журнале предварительных заказов затруднительно проследить на каком этапе не выполнен заказ.

Формирование заказов на доставку

• На основании журнала предварительного заказа формируется информация на следующий день. Из АС «Аксапта» формируется комплектовочный лист, в котором отражена информация о номенклатуре, количестве и других параметрах заказа ТМЦ.

Наименование	Формирование заказа на производство	Формирование заказа на точку
Время отражения информации о потребностях в АС «Аксапта»	В 3 часа дня отражается информация, которая необходима для заказов на завтра.	В 10 часов утра отражается информация, которая необходима для заказов на завтра или после завтра.
Формирование комплектовочного листа и передача	В 4 часа передается сотрудникам для комплектования продукции	В 11 часов передается сотрудникам для комплектования продукции
Время взятие водителем экспедитором заказа из экспедиции	Подготавливается информация и размещается вечером для отправления на точки первым траншем в 6 часов утра.	6 часов утра.

 

Перемещение ТМЦ между подразделениями Группы

• В случае необходимости перемещения создается заказ на перемещение в АС «Аксапта». Распечатывается накладная между юридическими лицами формируется заказ и передается в службу экспедиции. Далее заказ раскладывается в установленные места для выдачи водителю.
• Документооборот передачи сырья. В случае необходимости передачи сырья со склада на производство на основании предзаказа/заказа формируется товарно-транспортная накладная и водитель-экспедитор забирает товар из службы экспедиции и передает на торговые точки.
• Если точкам требуется сырье которого нет на складе, но при этом данное сырье есть на производстве. В данном случае в АС «Аксапта» склад составляет заказ на перемещение сырья из производства на склад. Далее заказ обрабатывается и подготавливается для передачи на склад. Далее решается вопрос о физическом перемещении сырья на склад. Далее подготавливаются документы для передачи на точку.

Дополнительные заказы

Существует практика формирования дополнительных заказов. Данная необходимость возникает в случае непрогнозируемого сокращение остатков. В данный момент возникает необходимость дозаказать необходимое ТМЦ. В этом случае ответственное лицо с «Точки» созванивается с сотрудниками склада уточняет о его наличии или создает заказ с помощью средств АС «Аксапта».

В настоящее время сотрудники филиальной сети не имеют доступа и/или не умеют использовать действующей функционал программы. В программе есть возможность                                      (возможно сделать необходимый отчет) посмотреть остатки, при необходимости зарезервировать и сделать заказ в системе. Данные действия позволят сократить рабочее время.

Контроль поступления ТМЦ

• Утром текущего дня в АС «Аксапта» отражена информация о ТМЦ, которые должны поступить в текущий день. Данная информация отражается в журнале «Заказы на покупку по юр. Лицам». Распечатывается упрощённая форма листа приемки и передается ответственному сотруднику склада.
• Кладовщик отслеживает соответствие на предмет наименование ТМЦ, количества/ сверяется фактическое поступление ТМЦ с распечатанным списком плана поступления.

Система движения ТМЦ между предприятиями Группы

• В настоящее время движение сырья и готовой продукции организовано следующим образом. Приобретение сырья и готовой продукции осуществляет ООО ТД «Волконский», далее готовая продукция продается ООО «Глория Плюс» и ООО «Кукерс» (УПН).

Возможные риски: уплаты НДС в бюджет в большем объеме, движение между предприятиями группы увеличивает сумму налога на добавленную стоимость («исходящего» НДС может не хватить для покрытия «входящего» объема налога, данную разницу придется заплатить в бюджет).

Предложения:

• С целью максимального бесперебойного обеспечение производства и торговых точек компании необходимо в функционале предварительных заказов заполнять потребности в полном объеме. В планируемом к приобретению программном обеспечении необходимо предусмотреть возможность реализации данного функционала с учетом всех необходимых параметров.
• С целью максимально эффективной работы торговых точек необходимо в программном продукте предоставить доступ к единому информационному пространству в части остатков ТМЦ на складах и в торговых точках, чтобы при необходимости ответственное лицо в торговой точке в режиме реального времени могло видеть наличие необходимого ТМЦ и могло зарезервировать необходимое количество и данная информация была доступна для ответвленных сотрудников за доставку данного товара заявителю.