Бизнес-процесс "Работа по заказам сторонних покупателей (юр.лиц)"

Краткое описание процесса

Помимо розничных продаж организация осуществляет продажи другим организациям:

• • продажи другим организациям через сайт
  • продажи другим организациям по отдельному прейскуранту через расходную накладную
  • кейтеринг
  • банкеты и праздники

Требования к процессу

Требование	Сейчас	Будет
Получение заказов	+	+
Учёт в производственном задании	-	+
Формирование отгрузок	-	+

Описание нового процесса

Под оптовыми клиентами мы понимаем как другие компании (B2B), так и физические лица (B2C), если они делают крупный заказ через сайт, или заказывают банкет или кейтеринг.

Порядок действий:

1. Получение заказов от клиентов
2. Закупка СИМ
3. Учёт в производственном задании
4. Приготовление заказов
5. Доставка заказов клиентам
6. Предоплата, оплата, внесение изменений до момента закрытия

Получение заказов

Продажи другим организациям по отдельному прейскуранту через расходную накладную

Для этого в программе реализован веб интерфейс, встраиваемый отдельной страницей в корпоративный сайт компании.

При установлении отношений с Заказчиком, в систему заносится прейскурант, по которому мы работаем с Заказчиком, а Заказчику выдаются логи и пароль для входа в web-интерфейс.

В этом интерфейсе Заказчик регистрируется и формирует заказы, которые поступают в Юпитер в документы продажи по накладной. 

Порядок работы клиента:

• Клиент заходит в оптовый раздел сайта, где открывается страница заказа системы Jupiter
  

  

• Видит позиции из своего прайс-листа
• Делает заказ
• При необходимости может просмотреть ранее сделанные заказы
• При подтверждении заказа клиентом в программе тут же формируется документ продажи по накладной с подтипом B2B (непроведённый)
• Дата документа - проставляется на послезавтра (+ двое суток к текущему времени)

• Менеджер, работающий с заказами, связывается с клиентом, подтверждает, при необходимости корректирует документ продажи по накладной, и акцептует документ

   

Получение заказов от розничных клиентов (B2C)

• Клиент делает заказ на сайте
• Если сайт интегрирован с системой Юпитер, то заказ появляется в системе. Если это крупный заказ и его нужно проводить не как обычный розничный, а по цепочке заказов сторонних организаций, то сотрудник колцентра трансформирует чек в продажу по накладной. Если чек был оплачен, то расходная накладная тоже становится оплаченной и к ней создаётся документ оплаты в соответствии с видом оплаты.
• Дата документа (дата отгрузки) проставляется менеджером
  • Заказы, сделанные после 15:00 будут приготовлены послезавтра и доставлены после-послезавтра

  • Заказы, сделанные до 15:00 будут приготовлены завтра и доставлены послезавтра

Кейтеринг, банкеты и праздники

Эти виды продаж отличаются тем, что помимо готовой продукции в них входят покупные товары и оказываемые услуги.

 

Закупка СИМ

Алгоритм автоматического формирования заказов поставщикам учитывает заказы сторонних покупателей.

При необходимости, в заказы поставщикам можно внести корректировки или сделать дополнительные заказы.

Подробнее см. Бизнес-процесс "Заказы поставщикам".

Учёт в производственном задании

Алгоритм автоматического формирования плана производства учитывает в т.ч. заказы сторонних покупателей. Подробнее см. Бизнес-процесс "Снабжение точек".

Приготовление заказов

Заказы готовятся стандартным образом и помещаются на СГП. 

Доставка / Отгрузка

ГП и товары по заказам передаются на те точки, которые сделали такие заказы вместе с обычными доставками. 

Бухгалтерское оформление

Если с клиентом есть взаимодействие по ЭДО, то расходные накладные автоматически выгружаются в ЭДО вечером того дня, когда они были проведены.

Если ЭДО нет, то сменный экспедитор печатает, подписывает и передаёт вместе с отгрузкой УПД по документам продажи по накладной.

Документы продажи по накладной проводятся экспедитором сразу при отгрузке, не дожидаясь получения подписанных УПД от клиента. Чтобы на точках эти остатки вообще не числились.

Предоплата, оплата, внесение изменений до момента закрытия

• • Продажи другим организациям через сайт
    • Такие заказы оплачиваются сразу на сайте, продажа по накладной создаётся сразу оплаченной. Если потом товарная часть меняется, возникает недоплата или переплата, которая отражается в сверке с поставщиками.
  • Продажи другим организациям по отдельному прейскуранту через расходную накладную
    • В зависимости от условий работы с контрагентом можно либо требовать предоплату, либо выставлять счёт. Оплату можно привязывать к каждой накладной, можно не привязывать. 
  • Кейтеринг
    • Так же
  • Банкеты и праздники
    • Так же

 

Клиент "Миндальное настроение"

Делает заказ через веб-интерфейс из своего прайс-листа.

Отгрузка по документу "Продажа по накладной" через УПД.

При создании прейскурантов для Миндального настроения должна быть своя проверка, что новая цена в прейскуранте не ниже предыдущей. Если ниже, то оставляем старую. 

Алгоритм формирования прейскуранта для "Миндального настроения":

• • Наценка 77% на продукцию производства (от цены с НДС)
    • 77% положено по договору. Но некоторые цены могут после создания прайс-листа меняться вручную по согласованию с клиентом.
  • На покупную - 15% (от цены с НДС)

 

Дополнительные заказа точек вне графика

Заказы сторонних покупателей часто создают необходимость срочно произвести дополнительный объём продукции. В стандарте, все заказы на производство должны попасть до 17:00 пред-предыдущего дня. Но клиентам не прикажешь, и они могут попросить приготовить на завтра. Идя на встречу клиенту, точкам приходится напрягать производство и делать дополнительные заказы, создавая суету в производственном цикле, что нехорошо, но надо. Ниже описано, как можно упростить эту процедуру.

Создание дополнительных заказов с точки после часа Х

Этот заказ создаётся менеджером точки вручную и не может быть проведён - т.к. при его проведении будет ошибка, что час Х прошёл. Менеджер точки обращается к ОВК за проведением этого документа. ОВК либо проводит этот документ, либо удаляет его, если выполнение невозможно.

При проведении этого документа происходит следующее:

• • Пересоздаются заказы на СИМ и СГП
  • Пересоздаётся План производства на день

 

Обычно эти корректировки делаются за день до отгрузки.

Изменилось предполагаемое количество продажи

Во всех этих случаях будет формироваться заказ оптового покупателя (документ "Продажа по накладной") на нужную дату. Этот документ будет автоматически учитываться при формировании Плана производства.

С заявками оптовых покупателей в норме будет работать единственный оставшийся экспедитор точек.

Если такой документ появляется уже после того, как План производства сформирован, должна быть простая логика, которая отвечает на вопрос можно или нельзя, и эту логику можно переложить на программу:

1. 1. Если План производства проведён, то при попытки проведения новых заказов оптовых покупателей на этот день программа выдаст ошибку и попросит сначала удалить План производства. Это убережёт от ситуаций, когда заказ приняли, а в План производства он не попал и не будет приготовлен.
   2. В заказе оптового покупателя будет кнопка "Проверить возможность выполнения". Экспедитор точек её нажимает, и программа сама проверяет, возможно ли ещё исполнение этого заказа и цветом выделяет те строки, которые ещё доготовить можно, а какие уже нельзя. Это резко сократит затраты рабочего времени и позволит давать клиентам более оперативный ответ. Алгоритм следующий:
      1. Для стоковых позиций программа смотрит, будет ли запас на СГП (с учётом всех запланированных отгрузок).
         Если ГП есть в запасе, то отмечает строку заказа зелёным.
         Если нет, то отмечает строку красным и выводит на экран причину, какой ГП не хватает.
      2. Для производимых под заказ позиций вопрос состоит в том, в какой стадии сейчас находится производство и можно ли попросить доготовить нужное количество. Это определяется тем, какие п/ф на данный момент уже успели произвести. Если нужно дочистить картошку, то наверное без проблем. А вот если уже готово тесто и нам нужно "домесить" ещё 5 кг - это наверное вряд ли. Сейчас в п/ф уже есть параметр - в какое время данный п/ф может быть приготовлен. Мы добавляем ещё один параметр - до какого времени возможна доготовка этого п/ф. Таким образом, программа может сама определить, можем ли мы доготовить данную готовую в данный момент времени, или уже нет.
         Если нет, то отмечаем строку красным и выводим на экран, какой п/ф в этом виноват.
      3. Если программа определила, что технологически доготовка возможна, она смотрит, а есть ли необходимое количество сырья на производстве и складе СИМ, Для этого программа смотрит на текущий остаток сырья и на нужное по заказу. Если остаток больше, то хорошо. Ожидаемые поставки не учитываются, т.к. скорее всего производство уже не сможет ими воспользоваться, будет поздно.
         В итоге, если произвести ГП технологически возможно и остаток есть, то строка в заказе метится зелёным.
         Если произвести ГП технологически возможно, а остатка не хватает, то строка в заказе метится красным, выводим на экран информацию, какого сырья недостаёт.
   3. Таким образом, экспедитор точек видит документ, в котором цветами выделено, что мы можем исполнить, а что нет, и текстовое описание почему именно. Т.е. программа за секунды выдаст тот же ответ, который сейчас получается в результате долгих согласований и отвлечения многих людей от работы.
   4. На основании этого документа экспедитор точки связывается с клиентом и корректирует заказ. 
   5. Процедуру проверки можно повторить.
   6. Если все строки зелёные, то экспедитор точек связывается с ОВК и просит принять в работу. ОВК переформировывает План производства и все связанные документы.