Изменение штатного расписания и обязанностей после внедрения ПО ЮПИТЕР

По бизнес-процессам "Снабжение точек" и "Производство".

Штатная численность

Должность	Численность	Обязанности	Возможная оптимизация
РОЗНИЦА
Менеджер торговой точки	19 (По одному на точку)	Заказы, приёмка. Списания и инвентаризации делает через экспедитора точек, передавая данные на бумаге, хотя мог бы сразу работать в программе.	все нужны
Экспедитор точки	4 человека 5/2	По сути, это бухгалтер-калькулятор для "куста" из 4 точек. Основная работа: Обслуживание Аксапты (разнесение журналов розничной торговли, выпуск продукции - в Юпитере это не нужно Работа за программу - ручной перенос заказов на доставку в R-keeper - будет делаться автоматически Общение с экспедицией - оставляем за менеджерами точек При использовании Юпитер, который не требует постоянной корректировки расходов, дабы избежать отрицательных остатков и при использовании кассы Юпитер, которая сама забирает заказы с сайта, все оставшиеся функции можно переложить на бухгалтера-калькулятора.	3 лишних Одного нужно перевести в помощники бухгалтера-калькулятора
Управляющий	6	Вручную делают отчёты в Excel по своим точкам. После выстраивания всех процессов и перекладывания на программу функций построения отчётов, работы станет существенно меньше.	2 лишние
Территориальный управляющий	3	Практически дублирует функции управляющего. После выстраивания всех процессов и перекладывания на программу функций построения отчётов, работы станет существенно меньше.	3 лишние

ЭКСПЕДИЦИЯ
Начальник отдела	1 человек (5/2)	Ручное урегулирование многочисленных нештатных ситуаций. При отлаженных бизнес-процессах все нештатные ситуации - штатные. Оставшиеся задачи, связанные с отгрузками, решает Старший экспедитор, задачи руководителя - руководитель производства.	1 лишний
Старший экспедитор	2 человека 2/2	Обслуживание Аксапты и процесса сборки Корректировка заказов точек после часа Х Отработка недо/перепроизводства Отработка недопоставок Печать этикеток По сути, это человек, являющийся посредником между реальными бизнес-процессами и бизнес-процессами а Программе. В нашем случае это будет ОВК (ответственный за внесение корректировок). Через какое-то время будет вполне достаточно одного человека в режиме 5/2 с 10:00 до 19:00 До 19:00 он успеет принять заказы точек, которые они делают до 17:00, внести корректировки и распечатать сборочные листы ночным экспедиторам.	1 лишний - останется один 5/2
Ночной экспедитор	5 человек 2/2 19:00 - 07:00	Они будут заниматься: Сборкой заказов по сборочным листам. Внесением в заявки количества фактически отгруженного Печатью и подписанием ТТН Сейчас работают 3 чел в смену. Это 36 часов, чтобы собрать 19 заказов - почти по 2 часа на один заказ. Есть ощущение, что это очень много. Тем более, что им с программой теперь работать меньше и проще.	Потенциально 1 лишний
Дневной экспедитор	2 человека 2/2 07:00 - 19:00	По сути, им нужно просто собрать все дневные поставки. Есть ощущение, что достаточно одного человека 5/2 с 07:00 - 16:00, поскольку с 16-ти до 19-ти никаких поставок нет.	Потенциально 1 лишний
Оператор	3 человека один - 5/2 два - 2/2	Сейчас занимаются обслуживанием Аксапты. При автоматизации всех процессов этого делать не нужно. Все действия в программе выполняет Старший экспедитор и линейные экспедиторы. Надобности в отдельных операторах нет. Какие-то нестандартные вещи будет делать зам.бухгалтера-калькулятора, которого мы перевели из экспедиторов точек.	3 лишних
Упаковщик	2 человека 2/2	Упаковывают ту продукцию, которую нужно упаковать перед отгрузкой.	Все остаются
Грузчик	3 человека 2/2	Грузят, помогают	Все остаются

СКЛАД
Зав.складом	1 человек 5/2	Функционал непонятен. При отлаженных процессах все функции могут выполнять сменные кладовщики.
Кладовщик	2 человека 2/2	Принимает товар. Собирает товар по заявкам точек. Собирает товар по заборным листам участков производства.
Оператор склада	1 человек 5/2	Заводит приходные документы Работает с заявками точек, делают распечатки для отгрузки

Итого после внедрения Юпитер и перехода на новые бизнес-процессы можно будет уменьшить штат розницы и производства на:

15 штатных единиц

Менеджер торговой точки

Действие	Трудозатраты в день (минут)	Примечание
Редактирование автоматически созданного программой заказа на продукты ( food)	15	Заказ формируется автоматически в т.ч. с учётом потребностей производства на точке.
Редактирование автоматически созданного программой заказа на материалы (non-food)	15	Сам заказ формируется программой автоматически.
Корректировка заказа после часа Х	10	Время на согласование. Саму корректировку может делать только ОВК.
Создание дополнительного заказа с точки после часа Х	30	Время с учётом согласований.
Приёмка товара Недопоставка (разбор с ОВК)	30 30	Пересчёт, сравнение с ТТН Пишет в Whatsapp
Оформление списаний Срок годности Брак по вине производства Брак по вине точки	30 10 10 10	Общение в чатах Оформление списания в программе Возврат на производство Оформление списания в программе
Сканирование алкоголя	10	Не каждый день
ИТОГО:	3 часа

Старший экспедитор (ответственный за внесение корректировок)

Графин 5/2 10:00 - 19:00

Действие	Трудозатраты в день (минут)	Примечание
Внесение корректировок в заказы точек, сделанных после часа Х	100	На 10 точек по 10 мин с учётом обсуждений (такое не у всех)
Проведение дополнительных заказов, созданных точками после часа Х	100	На 10 точек по 10 мин с учётом обсуждений (такое не у всех)
Корректировка отгрузок на точки (брак производства, недовезли)	100	На 10 точек по 10 мин с учётом обсуждений (такое не у всех)
Печатает "Сборочный лист" для каждой точки (вечером, перед самым уходом с работы) и оставляет ночным экспедиторам.	10	На первую отгрузку. Одной кнопкой.
Учитывает нехватку товара	10	Скорректировать несколько заявок один раз в день
Печать этикеток на этикет-принтере	10	Один раз в день, одной кнопкой за день.
Списание брака, питание сотрудников, установочные потери (списание на виновных лиц).	30	Списания по производству
ИТОГО:	6 часов

Ночной экспедитор (сборщик заказов)

2 человека 2 через 2 с 19:00 до 7:00

Действие	Трудозатраты в день (минут)	Примечание
Отгрузка (19 точек): Собирает отгрузку по сборочному листу. Указывает в сборочном листе количество, которое будет отгружено в первой этой отгрузке. Правит отгружаемое количество в программе согласно сборочному листу	1200 100 100 Итого: 24 часа	По каждой отгрузке на 1 точку 60 минут (?) 5 мин 5

Подготовка ТТН (на 19 точек) Печать накладных на отгрузку Подписать все накладные	10 10	Печатаются одной кнопкой на все точки 10 мин 10 мин

ИТОГО:	24 часа	Нужно 2 человека

Дневной экспедитор

5/2 07:00 - 16:00

Действие	Трудозатраты в день (минут)	Примечание
Просмотр заявок на предмет 1. Что недогрузили 2. Что с остатком (недопроизводство, перепроизводство) 3. Корректировка заявок путём изменения количества во 2 и 3-й отгрузке	30
Отгрузка (примерно дополнительных 5 отгрузок в день): Печатает "Сборочный лист". Собирает отгрузку по сборочному листу. Указывает в заявке количество, которое будет отгружено в этой отгрузке.	20 150 100 Итого: 4,5 часа	По каждой отгрузке на 1 точку 2 мин 30 минут (?) 5 мин
Подготовка ТТН по каждой точке (примерно 10 отгрузок) Печать накладных на отгрузку Подписать все накладные	10 10	Одной кнопкой на все точки
Печать этикеток на этикет-принтере	10	Один раз в день, одной кнопкой за день.
Заведение и проведение заказов на торты	5
ИТОГО:	5,5 часа	11 часов на все отгрузки + 1 час 20 мин на ТТН

Кладовщик

Действие	Трудозатраты в день (минут)	Примечание
Порядок действий по отгрузке: Печатает "Сборочный лист". Собирает отгрузку по сборочному листу. Указывает в заявке количество по текущей отгрузке.	60 150 100 Итого: 5,5 часов	По каждой отгрузке на 1 точку 2 мин 5 минут (?) 5 мин
Подготовка ТТН по каждой отгрузке (в день 3 отгрузки): Печать накладных на отгрузку Подписать все накладные	30 30	Одной кнопкой на все точки, по каждой отгрузке (их всего в день 3) 10 мин 10 мин
ИТОГО:	6,5 часов	5,5 часов на все отгрузки + 1 час на ТТН

Система JUPITER www.jupiter.systems (с) 2024г.