Бизнес-процесс "Заказы поставщикам"

Термины и сокращения

ПП - План производства

СИМ - склад Сырья и Материалов (хранит ингредиенты, товары, материалы)

СГП - склад готовой продукции

СП - склад производства (он у нас один, на цеха не делится)

ТМЦ - все товарно-материальные ценности (сырьё, товары, материалы, полуфабрикаты)

ТТ - торговая точка

ТТН - товарно-транспортная накладная

ХБ - хлебо-булочный участок

ОВК - Ответственный за внесение корректировок

Краткое описание процесса

Заказами поставщикам занимается Отдел закупок.

Последовательность действий:

• • По расписанию поставок программа автоматически формирует сводные заказы поставщикам.
  • Отдел закупок проверяет и подтверждает количества для заказа (с учётом упаковок) корректирует выбор поставщиков.
  • После подтверждения программа разбивает сводный заказ на заказы конкретным поставщикам и отправляет поставщикам письма.

 

Заказы могут быть сформированы автоматически программой по статистике продаж и установленному графику, а могут быть созданы в ручном режиме.

Контроль утвержденных закупочных цен происходит через актуальный Прайс лист поставщика. Прайс лист поставщика можно загружать через буфер обмена или через загрузку из excel по утвержденной форме.

 

Требования к процессу

Требование	Сейчас	Будет
Автоматизированного заказа сырья поставщикам с учетом текущих остатков на складе и анализа заявок производства и ТТ за период (1 – 2 недели)	-	+
Автоматическое формирование заказов поставщикам по статистике продаж, min – max остаток.	+	+
Возможность формирования заказа в ручном режиме.	+	+
Загрузка прайс-листов	-	+
Автоматизированный контроль цен от поставщиков при помощи ведения прайс-листа Поставщика.	-	+
Рассылка заказов поставщикам	+	+
Подтверждение заказов	+	+
Контроль утверждённых цен	+	+
График поставок	+	+

Описание нового процесса

Действующие лица

• • Менеджер по закупкам
  • Кладовщик
  • Поставщик
  • Ответственный за внесение корректировок (ОВК)  - это  единственный человек, который имеет право вносить изменения в  любые проведённые документы сегодняшнего дня (только сегодняшнего). Для склада и для экспедиции это отдельные люди.

Заведение актуальных цен от поставщиков

Заведение поставщик и рамочных договоров

В программу заводится поставщик. Для этого заходим в справочник контрагентов, выбираем поставщиков и нажимаем кнопку "Добавить".

Юридические данные по поставщику вносятся в карточку контрагента.

Для поставщика заводится рамочный договор. В договоре указываются:

1. Минимальная сумма заказа
2. Отсрочка платежа в днях

К этому договору заводится прайс-лист поставщика, в котором перечисляется то сырьё, которое мы решили закупать у этого поставщика.

 

Загрузка прайс-листов

За актуальные цены по поставщикам отвечает "Прайс лист поставщика". Их можно заводить вручную, можно загружать через буфер обмена из excel. Для загрузки через буфер обмена из excel требуется только код и цена товара. Для этого в excel ставим код товара и цену в соседних столбиках, выбираем содержимое столбиков, копируем. В программе Юпитер открываем окошко Импорт из буфера обмена, вставляем то что скопировали из excel.

Есть возможность настроить алгоритм загрузки Прайс листа поставщика из других источников. 

Для постоянных поставщиков можно настроить автоматическую загрузку прайс-листов, присылаемых в формате excel по электронной почте

 

Шаблон для заказа поставщику

Шаблоном для заказа поставщику является "Прайс лист поставщика".

Прайс-лист поставщика содержит:

1. Сырьё, товары, услуги которое мы решили закупать у этого поставщика
2. Цены на сырьё, товары, услуги у этого поставщика

Таким образом, у нас в системе есть закупочный ассортимент всех поставщиков.

 

Автоматизированный контроль цен от поставщиков при помощи ведения прайс-листа Поставщика.

Для каждого поставщика может быть только один действующий Прайс лист поставщика (последний).

Если сырье или товары поставляется несколькими поставщиками, находиться сразу в нескольких шаблонах, то программа предлагает сделать заказа по тому шаблону, где сырье/товар будет стоить дешевле.

Строки шаблона позволяют связать продукцию поставщика с нашей продукцией. В упаковках можно указать также тот вариант упаковки сырья который присылает текущий поставщик. Расчет заказа поставщику по шаблону где указана упаковка поставщик будет учитывать указанную упаковку.

 

Расписания заказов поставщику

На каждое подразделение, где будут заказы поставщикам заводится один документ - расписание закупок.

Этот документ содержит строки, в каждой строке указывается:

1. Подгруппа сырья
2. День недели для заказа
3. День недели для поставки
4. На сколько дней делается заказ (влияет на запас сырья)

График поставок

Расписание настраивается в разделе Заказы поставщикам и на центральный склад, Расписания заказов поставщику.

После акцепта расписания его нужно прикрепить к складу СИМ, во вкладке Заказ поставщику. Также нужно указать почту и телефон сотрудника, который будет получать письма о созданных заказах (отдел закупки).

 

Создание заказа поставщику

Каждый день программа автоматически создаёт заказ поставщику на основании статистики продаж, расписания, ориентируясь на "День недели для заказа" и на "На сколько дней делается заказ".

1. В заказ попадают товары всех групп, которые подлежат заказу в этот день.
2. Программа создаёт сводный заказ с общим количеством товаров, которые нужно закупить, исходя из статистики продаж и временных параметров, указанных в расписании (с учётом остатков и сроков годности).
3. Поставщик выбирается по принципу наименьшей цены.

 

Планирование закупок на основании плана продаж

• • В качестве плана продаж программа берёт статистику по продажам за указанный пользователем период. 
  • Для автоматических расчетов заказов программа также берет период, который отдел закупок устанавливает в параметрах для автоматических заказов.

Создание автоматизированного заказа сырья поставщикам с учетом текущих остатков на складе и анализа заявок производства и ТТ за период (1 – 2 недели):

• • Автоматическое формирование заказов поставщикам по статистике продаж, min – max остаток.
    • принято решение, что всё будет по статистике продаж, т.к. min – max остаток требует большого человеческого участия
  • Запас будет определяться количеством дней продаж, а не количеством остатка

Функционал, показывающий потребности к закупке

Нужен инструмент аналогичный отчету План-Факт, который по данным из заказов на производство разузловывает потребности в материалах и отображает из в виде отчета

• • Этот функционал полностью автоматизирован. Программа сама определяет потребность в закупке и автоматически создаёт заказы поставщикам.

При расчете заказов учитывается средний расход сырья по складу СиМ за прошлый учетный период. Благодаря этому мы учитываем расход на все виды заказов (заказы с точек, заказы оптовых покупателей, расходы на планы производство).

При расчете также учитывается партионный учет сырья, если окончание срока годности сырья попадает в расчетный период следующего заказа, то сырья не учитывается как существующий остаток на складе. 

 

Возможность формирования заказа в ручном режиме.

Для поддержания и корректировки минимального сырьевого остатка по складу СиМ менеджер по закупкам может также оформлять заказы вручную. При ручном создания заказов поставщику менеджер может самостоятельно выбрать склад, период расчета.

Отдел закупок должен формировать проверочный отчет, в этом отчете видно сколько завтра понадобится товаров и ингредиентов и сколько их есть на складе + сколько завтра придёт от поставщиков. Чтобы не было такого, что что-то забыли заказать.

 

Корректировка, подтверждение заказа

Заказы на покупку должны согласовываться вручную

Процедура согласования Заказа проходит в системе вручную. Продвижение заказа по цепочке согласования курируется менеджером по закупкам.

Менеджер открывает сводный заказ и видит позиции для заказа, сгруппированные по поставщикам.

1. 1. В строке поставщика указана сумма заказа и минимальная сумма заказа.
   2. Если сумма заказа поставщику меньше минимальной суммы заказа, то эти строки выделяются красным.
   3. Менеджер должен или увеличить количество для заказа
   4. Или перенести эти позиции на других поставщиков (при нажатии программа показывает какие ещё поставщики возят этот товар и по какой цене).

После того, как все условия выполнены, менеджер Подтверждает заказ. При этом

1. 1. Заказ разбивается на отдельные заказы по поставщикам
   2. Заказы отправляются поставщикам по электронной почте с указанием телефона и эл.адреса менеджера.

• •  

 

Подтверждение заказов

После внесения необходимых правок, необходимо подтвердить заказ. Для этого в списке заказов выделяем нужный документ и нажмите кнопку "Разнести"

 

Рассылка заказов поставщикам

После подтверждается, если в карточке поставщика указан email, то заказ отправляется на почту.

В электронном письме с заказом, отправляемом поставщику, указываются в т.ч. ФИО нашего менеджера, его телефон и электронный адрес. Если поставщик не может выполнить заказ, он связывается с менеджером из отдела закупок и менеджер корректирует заказ конкретного поставщика, не сводный заказ.

 

Подтверждение получения сырья, товаров и материалов на СиМ (ЦС) по заказу поставщика

Контроль исполнения заказа (приёмка)

• • Приёмка производится по заказу. При приёмке кладовщик видит сколько было заказано товара и по какой цене и рядом указывает сколько пришло и по какой цене. Программа отображает отклонения.
  • Для разных товарных групп могут быть установлены разные допустимые пределы отклонений. Если отклонение превышает допустимый предел, то кладовщик должен передать такой заказ менеджеру по закупкам, который либо подтверждает отклонения, либо разбирается с поставщиком.

После получения товара необходимо подтвердить получение заказа. Для этого необходимо указать фактически полученное кол-во в заказ, статус заказ при этом - "Заказ подтвержден".

Для того, чтобы указать факт кол-во подтвердить получение товара:

1. В списке заказов откройте нужный документ;

2. В открывшейся форме нажмите кнопку "По справочнику";

3. В открывшемся окне введите фактически полученное кол-во товара в колонку "Факт. кол-во"

Если программа увидит значительные расхождения фактической суммы и цены для заказа, то будет выедено сообщение об этом.

Если требуется откорректировать заказа, то выйдя из документа, можно нажать кнопку "Корректировка", это отправит заказ в отдел закупки на корректировку.

После ввода фактически полученного количества, кладовщику необходимо подтвердить получение заказа, для этого:

1. В списке заказов выделите нужный документ и нажмите кнопку "Товар принят";

2. Открывается форма для ввода "номера и даты приходной накладной от поставщика".

3. После ввода и нажимаем кнопку "Выполнить".

Контроль утверждённых цен

• • при оприходовании товара программа автоматически проверяет, что цена прихода не отличается от цены прайс-листа более чем на определённый процент.
  • Если отличается, то накладная передаётся менеджеру по работе с поставщиками, который имеет права преодолеть это ограничение.

Формирование в момент приема сырья отчета об отклонении (Заказ/поставка).

• • Существует отчёт, который позволяет увидеть все отклонения за период по выбранному поставщику.

•  

 

Закрытие заказа, создание приходной накладной

Заказ поставщику должен закрывать кладовщик, который принимает товар, как описано в разделе приемка товара.

Но если при заполнении фактического количества и фактической суммы были расхождения выходящие за рамки допустимых, то заказ следует отправить на корректировку в отдел закупок.

Менеджер по закупкам корректирует заказ или подтверждает расхождения, после чего опять подтверждает заказ со своей стороны.

Приходные накладные создаются с признаком документ не в порядке, для того чтоб было видно что это новый документ. Если приходная накладная содержит товар требующие погашение ВСД в Меркурии, то это также программа отмечает специальным признаком.

Бухгалтерия со свой стороны отмечает приходную накладную признаком "В порядке" при оплате поставщику.

Формирование в момент приема сырья отчета об отклонении (Заказ/поставка).

• • Существует отчёт, который позволяет увидеть все отклонения за период по выбранному поставщику.

 

Закупка товаров напрямую с точки

Закупка товара на прямую с точки возможна также через общий механизм заказов поставщикам.

Либо, если заказ был сделан минуя программу, через приходных накладных, по факту получения сырья на точке, от поставщика. По приходной накладной можно распечатать УПД и другие печатные формы при необходимости.

Ввод приходных накладных можно сделать с полным набором параметров, где указывается вся информация возможная о поставке и поставщике.

А можно настроить шаблоны для приходных накладных и тогда интерфейс ввода будет ограничен выбором доступных шаблонов/поставщиков и вводом товарных строк.

 

Система взаиморасчетов с контрагентами

Система взаиморасчетов с поставщиками происходит через систему платежей по приходным накладным. Платежи по приходным накладным это фин. операции. Они могут создаваться в ручную из списка приходных накладных, или автоматически при создании и акцепте приходной накладной.

После настройки этих параметров программа сможет правильно рассчитывать дебетовую и кредитовую задолженности с контрагентами.

Это будет видно и по списку документов приходных накладных по соответствующим значкам.

Для взаиморасчетам с подотчётными лицами существует раздел отчетов в складской и бухгалтерской части программы.

 

 

---

 

Описание старого процесса

Заказы поставщикам с точек.

Сейчас есть заказы поставщикам, которые делаются через почту на точке и приходуются на складе точки, через документ приходной накладной.

 

Загрузка прайсов

Закупочный процесс начинается с загрузки прайс листов.

Рис. 1 Пример файла прайс листа для загрузки в систему

Менеджеры загружают прайс листы поставщиков в формате Эксель в систему.  Прайс листы поставщиков содержать уникальные наименования номенклатуры, Артикулы поставщика, Единицы измерения поставщика и ставку НДС поставщика.

На одну номенклатуру в системе может приходиться несколько номенклатур поставщика с разными ценами и единицами измерения. Загрузка происходит периодически при изменении цен. Функционал изначально предусматривал так же загрузку штрих кодов поставщиков, но сейчас этот функционал не используется.

Рис. 2 Пример упаковки в системе с пересчетом в основную единицу измерения

Для овощей по данным из загруженных прайс листов программа сама формирует заказы поставщикам на основании лучшей цены. Даже если заказы получаются маленькие, все равно заказываются. Для овощей квант закупки убрали, и он не сейчас отслеживается.

 

Планирование закупок

На данный момент основным источником данных при планировании закупок являются потребности из системы заказов. При этом итоговый расчет происходит в Эксель, а затем данные в заказы на покупку данные заполняются вручную.

В качестве дополнительного инструмента используется отчет План-Факт.  При этом в отчете анализируется только План. Факт не анализируется, так как он появляется с задержкой и неинформативен.

Рис. 3 Пример отчета План-Факт

Из отчета видно какая точка что заказала. Это планирование на следующий день. Отчет используется для планирования всех категорий номенклатуры, кроме готовой продукции, которая производится.

При планировании закупок учитывается, что:

• Склад производства - остатки не точные и часть остатков уже использованы для изготовления полуфабрикатов и готовой продукции, но не списаны со склада до итогового выпуска продукции;
• Склад Сырья и Материалов (СиМ) в программе имеет остатки точные.

  Поэтому при планировании закупок менеджер по закупкам вынужден периодически бегать по складу Производства с целью определения актуальных остатков.

Заказы на покупку

На данный момент в системе заказы на покупку создаются в полуавтоматическом режиме.  Количество потребное к заказу формируется во внешней системе Excel, а затем результат заполняется в Заказ на покупку. При этом в табличную часть заполняется внутренний код номенклатуры, а выбор номенклатуры поставщика происходит автоматически.

Созданный заказ проходит процедуру подтверждения. У поставщиков предусмотрена граничная минимальная сумма заказа. Если сумма заказа получается ниже граничной суммы, то такие заказы не подтверждаются. Минимальная сумма поставки в текущей системе называется «Квант поставки».

Из созданного заказа на закупку выгружается файл Excel.

Рис. 4 Пример файла Заказ на покупку

На Рис. 3 Пример файла Заказ на покупку отображен пример файла, выгружаемого из системы, который отправляется для подтверждения поставщику.  В данном файле столбцы Фасовка и Единица измерения Фасовки всегда проставляются единицами.  

Если поставщик меняет условия по полученному файлу, то заказ редактируется вручную для соответствия этим условиям.

На данный момент автоматическое создание заказов на закупку невозможно из-за отсутствия информации о реальном остатке склада производства. Это обусловлено тем, что в системе сырье, которое числится на производственном складе может быть уже потрачено на изготовление полуфабрикатов и готовой продукции. 

В текущей системе используется функционал формирования заказа на покупку копируя строчки из заказов торговых точек. Копирование возможно из нескольких заказов ТТ в один заказ поставщику. При этом при поставке овощей накладные создаются в разрезе торговых точек. Это сделано для удобства склада. По остальным номенклатурам накладная создается общая.

Прямая закупка в подразделения и ТТ

На данный момент по системе заказов не проходят:

• Алкоголь,
• Товары от Оптиком,
• Инвентарь, который на момент обследования закупали в ИКЕА.

Вся остальная номенклатура закупается централизовано через систему заказов.

Если ТТ нужен товар из ИКЕА закупки вносятся вручную в текущую систему без отражения через систему заказов. В этот перечень входят следующие категории товаров:

• Расходный инвентарь,
• картриджи,
• КОМУС,
• Посуда и инвентарь.

Проблемы:

• ТТ при заполнении документов не всегда корректно прописывает финансовые аналитики;
• Аналитики так же иногда слетают;
• Иногда в текущей системе слетают вложения. Это происходит примерно два раза в неделю; Проблема только для продукции, которая требует согласования;
• ТТ так же формируют платежные поручения с ошибками.

  Процедура согласования Заказа на покупку проходит в системе вручную.   Продвижение заказа по цепочке согласования курируется менеджером по закупкам.

 Заказ товаров напрямую в ТТ это очень трудоемкая процедура. При этом общая загрузка порядка 100 заказов в месяц. В процедуре принимает участие порядка пяти Поставщиков. При этом на формирования плана закупок на одного поставщика за уходит более 4-х часов.