Техническое задание на модернизацию, адаптацию, внедрение и настройку ПО "ЮПИТЕР" для ГК "Волконский"

Заказчиком были поставлены следующие задачи:

• Анализ всех обстоятельств осуществления Заказчиком учета в рамках действующих у Заказчика бизнес -процессов и программ.
• Анализ потребностей Заказчика в учете и формирование Исполнителем оптимальных предложений в рамках возможностей программы для ЭВМ "ЮПИТЕР" в целях закрытия потребностей Заказчика в учете.
• Формирование плана действий по переходу к новой архитектуре учёта;
• Составление, по результатам оказания услуг, указаных в пп. 2.1.-2.3. согласованной спецификации, Технического задания на модернизацию, адаптацию, внедрение и настройку ПО "ЮПИТЕР" и согласование его с Заказчиком (далее Техническое задание).
• При этом Заказчик праве вносить изменения и делать корректировки в Техническое Задание, составленное Исполнителем, предоставлять свои предложения и пожелания, которые Исполнитель обязан учитывать при составлении Технического задания.

Услуги предусмотренные в п. 2 Спецификации, выполняются в отношении следующих модулей программы для ЭВМ "ЮПИТЕР" и по цене согласованной сторонами в настоящем пункте, а именно:

Уточнение бизнес-модели, формирование плана перехода к новой архитектуре учёта.

Доставка (колцентр)

Торговые точки (касса)

Производство

Склад

Офис

Система управленческой отчетности в компании и формирование необходимых отчетов для руководителей функциональных подразделений.

Бухгалтерия (1С)

 

При этом обстоятельства бизнеса, требующие разработки такого технического задания сформулированы Заказчиком следующим образом:

• • Планируется быстрый рост компании - для этого необходима отлаженная схема работы с минимальной зависимостью от человеческого фактора.
  • Нужна эффективность всех процессов - наименьшие трудозатраты, экономия и заменимость трудовых ресурсов.
  • Прозрачность - отчёты должна собирать программа, а не люди. Отчёты доступны в любой момент.
  • Жёсткая бизнес-логика, минимум нестандартных ситуаций. Нестандартные ситуации вносят хаос в работу и требуют избыточных ресурсов для решения.
  • Бизнес-логика должна быть сосредоточена в информационной системе, а не в людях. Схемы работы по сети должны меняться путём изменения логики работы программы, а не только путём выдачи распоряжений.
  • В нестоящее время Заказчик работает в информационной системе "Аксапта", которая не удовлетворяет Заказчика по следующим причинам:
    • Высокая стоимость владения.
    • Система в целом не оптимизирована под общепит, всё приходится программировать своими силами.
    • Система сложная в работе пользователей, система требует очень много времени на выполнение регулярных, рутинных задач.
    • Методология учёта в Аксапте запрещает работу с отрицательными остатками, что вынуждает Заказчика иметь нескольких сотрудников, которые каждый день вручную убирают минуса.
    • В Аксапте отсутствует автоматическое производство готовой продукции по факту продажи - приходится каждый день по каждому производству вручную создавать акты производства и только потом обрабатывать продажи или проводить расходные документы. Из-за этого, в частности, становится невозможен учёт остатков в реальном времени.
    • Реализованный в Аксапте алгоритм расчёта себестоимости (по средневзвешенной) не позволяет прозрачно доказать проверяющим органам правильность принятия НДС в зачёт.
    • Очень медленная скорость внесения изменений в систему - пожелания пользователей и бизнеса удовлетворяются неприемлемо медленно. Очень много жалоб от пользователей "Аксапта так не может", "Акспта так работает".
  • "Коробочные" программные продукты для автоматизации ресторанного бизнеса (такие как StoreHouse и iiko) Заказчику не подходят, т.к. не имеют возможности доработки под Заказчика. А Заказчику крайне важно, чтобы информационная система отвечала именно его бизнес-процессам, поскольку планируется бурное развитие, в т.ч. через открытие франшизы.
  • В качестве новой платформы для построения информационной системы Заказчиком была выбрана система ЮПИТЕР, которая обладает следующими преимуществами:
    • Программа "заточена" под общепит и ресторанный бизнес.
    • Содержит широкий набор модулей:
      
      • Доставка (сайт, приложения)
      • Касса (рабочее место кассира)
      • Склад и производство
      • Финансы (БДР, БДДС)
      • Зарплата (управленческая)
    • Функционал системы ЮПИТЕР может быть расширен, изменён, или доработан под Заказчика, благодаря встроенному языку программирования и особой архитектуре системы, что доказывают совершенно различные реализованные проекты внедрений.
    • Стоимость владения системой ЮПИТЕР существенно меньше, чем стоимость владения системой "Аксапта", а скорость адаптации под нужды Заказчика - выше.

 

Для анализа текущего положения дел Заказчиком были предоставлены следующие документы:

(находятся в папке "Документы для анализа, предоставленные Заказчиком"):

• • Карточка рабочего дня Кладовщика.docx
  • Карточка рабочего дня Начальника склада.docx
  • Карточка рабочего дня Оператора склада.docx
  • Карточка рабочего дня Оператора экспедиции.docx
  • Карточка рабочего дня Руководитель отдела экспедиции.docx
  • Карточка рабочего дня Старшего экспедитора.docx
  • Необходимые основные требования к новому ПО.docx
  • Описание бизнес процесса Закупки Фуд-Сити.docx
  • Описание бизнес процесса Закупки.docx
  • Описание бизнес-процесса склад.docx
  • Описание бизнес-процесса экспедиция.docx
  • Описание системы работы отдела Закупкок_Редько.docx
  • Отчет_об_обследовании_ГК_Волконский_Том_1_19052022.docx
  • Отчет_об_обследовании_ГК_Волконский_Том_2_19052022.docx
  • ТЗ Казначейство.docx
  • Функции Информационной системы 30.05.2022.docx
  • Реестр операционных отчетов ВЛК ЮА.xlsx
  • Ежемесячный отчет управляющего.xlsx

 

Помимо изучения и анализа этих документов, Исполнитель проводил беседы с ключевыми сотрудниками Заказчика для выяснения текущих проблем и пожеланий к новой архитектуре информационной системы. 

В процессе оказания услуг Исполнитель и Заказчик проводили совещания, протоколы которых представлены файлами в папке "Протоколы совещаний":

• • Протокол совещания Юпитер корр. 06.04.2022.xls
  • Задачи_встреча_Юпитер от 24.08.2022.xlsx
  • Протокол совещания от 31.08.2022.docx
  • Протокол совещание от 05.09.2022.docx
    
    

В качестве результата оказания услуг по Спецификации №1 к Договору № 22-10-2-1-4 от «15» июля 2022 г. Исполнителем созданы следующие документы, содержащие результаты проведённого анализа и Техническое задание на модернизацию, адаптацию, внедрение и настройку ПО "ЮПИТЕР" и являющиеся его неотъемлемой частью:

• Техническое задание на модернизацию, адаптацию, внедрение и настройку ПО "ЮПИТЕР"
  
  • "Техническое задание".pdf
• Уточнение бизнес-модели, формирование плана перехода к новой архитектуре учёта
  • "Уточнение бизнес-модели, формирование плана перехода к новой архитектуре учёта".pdf
  • "Изменение штатного расписания и обязанностей после внедрения ПО ЮПИТЕР".pdf
  • "Бизнес-процесс Персонал, учет зарплаты, ЗУП".pdf
  • "Бизнес-процесс Взаиморасчеты".pdf
  • "Загрузка справочников из системы Axapta".pdf
  • "План проекта".pdf
• Доставка (колцентр)
  • "Доставка (колцентр)".pdf
• Торговые точки (касса)
  • "Торговые точки (касса)".pdf
• Производство
  • "Бизнес-процесс Снабжение точек".pdf
  • "Бизнес-процесс Производство".pdf
  • "Бизнес-процесс "Работа системой Меркурий (Ветис)"
  • "Бизнес-процесс Работа по заказам сторонних покупателей (юр.лиц)".pdf (включает Кейтеринг, проведение банкетов и праздников).
  • "Бизнес-процесс Инвентаризация".pdf
• Склад
  • "Бизнес-процесс Склад".pdf
  • "Бизнес-процесс Заказы поставщикам".pdf
  • "Бизнес-процесс Инвентаризация".pdf
  • "Бизнес-процесс ЕГАИС".pdf
  • "Бизнес-процесс ЭДО и Честный знак".pdf
• Офис
  • "Бизнес-процесс Казначейство и бюджетирование".pdf
• Система управленческой отчетности в компании и формирование необходимых отчетов для руководителей функциональных подразделений.

• • "Система управленческой отчетности".pdf
• Бухгалтерия (1С)
  • "Взаимодействие с бухгалтерией (1С)".pdf