Уточнение бизнес-модели, формирование плана перехода к новой архитектуре учёта

Определить архитектуру системы при работе с филиалами

Принято бизнес-решение, что филиалы должны обладать автономностью и по сути представляют собой разные бизнесы. 

У каждого филиала своё руководство, своё производство и свои торговые точки.

Филиал может сам определять ассортимент готовой продукции, технологические карты и другие параметры соей работы.

Базы данных регионов будут полностью изолированы. Справочники у каждой свои. Никакая синхронизация данных не предполагается. За одним исключением. Дерево статей бюджета передаётся из центральной базы. Заводить статьи бюджета можно только в центральной базе.

Консолидированная по филиалам отчётность

• Консолидированный БДР
  • Для получения консолидированного БДР программа будет объединять БДР-ы, полученных из разных баз. Для этого должно быть общим дерево статей бюджета. 
• Прочие аналитические отчёты в Excel и Qlick
  • Данные для этих отчётов будут выгружаться из разных баз в общий источник данных, который можно будет использовать в т.ч. для построения консолидированных отчётов.

•  

Сайт и приложения

Сайт и приложения группы компаний остаются едиными, как и система лояльности несмотря на различия в работе филиалов. Для этого необходимо:

• • Использовать филиалах одно ПО (сайт, приложения, кассовое ПО), чтобы работала единая система лояльности.
  • Когда пользователь заходит на сайт или в приложение, первым делом мы должны спросить, к какому городу относится пользователь. И только потом показать меню нужного филиала. Либо сначала спрашивать адрес пользователя, по адресу определять торговую точку и показывать её меню.
  • У сайта и приложений должны быть возможность работы с разными меню для разных торговых точек.

  • В каждом регионе будет своё меню, которое будет выгружаться на сайт и в приложения (с уникальным префиксом для кодов).

     

 

Определиться со структурой юридических лиц

После анализа причин появления текущей структуры юрлиц, бизнесом решено, что структура юридических лиц остаётся прежней:

ООО ТД “Волконский" (г. Москва)

• • Центральный склад, центральное производство
  • Принимает на себя сырьё и товары, продаёт на торговые точки
  • Плательщик НДС

ООО «Глория плюс» (г. Москва)

• • 13 торговых точек, основной поставщик - ТДВ.
  • Плательщик НДС
  • С 2022 г. освобождён от уплаты НДС как предприятие общепита.

ООО «Кукерс» (г. Москва)

• • 6 торговых точек, основной поставщик - ТДВ.
  • УСН

Поскольку структура юрлиц не может быть изменена, программа должна учитывать наличие многих юрлиц и поддерживать товарообмен между ними независимо от конкретной структуры.

 

Формирование схемы работы казначейства и взаимодействия между системой "Юпитер" и 1С

см документы "Бизнес-процесс "Казначейство"" и "Взаимодействие с бухгалтерией (1С)".

 

Определить режим работы казначейства на переходный период. Возможно пока его максимально упростить, сохранив стержень учёта.

На переходный период решено упростить режим работы казначейства, отказавшись на первом этапе от заявок на покупку внедрения системы согласований, т.к. она требует обучения большого количества пользователей.

Казначейство пока будут вести несколько человек (2-3), которые будут регистрировать факт совершения операции (поступление, оплата). 

При этом для отдела закупок работа с заказами поставщикам реализуется уже на первом этапе.

На втором этапе будут выполнены доработки, внедрение, проведено обучение руководителей всех отделов и налажена работа по работе с договорами, подаче заявок на покупку и ведению цепочки согласований.

Формирование плана перехода к новой структуре компании и новой архитектуре учёта.

 

Функциональная архитектура и перечень автоматизируемых бизнес-процессов

 

Общая схема товарного документооборота:

 

 

 

Текущая и планируемая архитектура информационной системы

 

 

План перехода к новой архитектуре учёта:

Информационную систему Заказчика можно разделить на следующие функциональные блоки:

• • Доставка и касса - сайт, приложение, рабочее место кассира, система лояльности
    • Сейчас: Свой сайт на Битрикс, приложение ПремиумБонус, кассы на R-Keeper
  • Производство и склад
    • Сейчас: Аксапта
  • Казначейство - договора, заявки на покупку, заявки на оплату, БДР, БДДС.
    • Сейчас: Аксапта
  • Расчёт зарплаты
    • Сейчас: 1С ЗУП
  • Бухгалтерия (1С)
    • Сейчас: интеграция с Аксаптой
  • Управленческая отчётность
    • Сейчас: частично получается из Аксапты, частично из R-Keeper, частично ведётся в Excel и Qlick.
  • Интеграции
    • R-Keeper
      • Сейчас в Аксапту загружаются продажи и списания
    • Меркурий (Ветис)
      
      • Сейчас работа ведётся через внешний шлюз. Приход, отгрузка.
    • ЕГАИС
      
      • Сейчас работа ведётся через Контур.
    • ЭДО и Честный знак
      
      • Сейчас работа с ЭДО почти не ведётся - через внешний шлюз к Аксапте.
      • "Честный знак." - приёмка через личный кабинет "Честного знака", продажи - через R-Keeper.

 

Принципиальный план перехода на новую ИС :

• Часть I. Цель - освободиться от Аксапты (Москва).
  • Доставка и касса
    • На этом этапе остаются как есть. Настраиваем интеграцию ЮПИТЕР с R-Keeper. Заказы с сайта и приложения по прежнему переносят в R-Keeper вручную.
  • Производство и склад - переход на систему ЮПИТЕР.
  • Казначейство (на этом этапе в упрощённом виде) - переход на систему ЮПИТЕР.
    • Фиксация фактов, БДР, БДДС.
    • Пока без договоров, без планирования бюджетов и без механизмов согласования заявок.
    • Пока без ОС, без амортизации.
  • Расчёт зарплаты
    • Пока остаётся в 1С ЗУП.
  • Бухгалтерия (1С) - интеграция с системой ЮПИТЕР.
  • Управленческая отчётность
    • По разделам "Производство и склад" и "Казначейство" необходимые отчёты формируются в системе ЮПИТЕР
    • Отчёты по кассовым продажам по прежнему формируются в системе "R-Keeper"
    • Для уже настроенных отчётов в Excel и Qlick данные подготавливаются и выгружаются из системы ЮПИТЕР.
  • Интеграции
    • R-Keeper
      • Делается загрузка продаж и списаний из R-Keeper в ЮПИТЕР
    • Меркурий (Ветис)
      • Работа с Меркурием ведётся в ЮПИТЕРЕ:
        • Приёмка
        • Формирование производственной и транспортной партий
        • Отгрузка
      • ЕГАИС
        • Пока остаётся в Контуре
      • ЭДО и Честный знак
        • ЭДО - начинаем активно использовать через ЮПИТЕР
        • Честный знак - на этом этапе пока остаётся как было, тестируем мобильное приложение "Честный знак. Бизнес".
• Часть II. Цель - полная автоматизация всех бизнес-процессов (Москва).
  • Доставка и касса
    • Переход на ЮПИТЕР и на веб-платформу Delivery.Mb (если Заказчик к тому моменту сочтёт это нужным)
  • Производство и склад
    • Мелкие доработки по результатам эксплуатации
  • Казначейство - в полном объёме.
    • Планирование бюджетов, договора, согласование заявок.
    • Ведение учёта ОС, амортизации.
  • Расчёт зарплаты
    • Премия рассчитывается в системе ЮПИТЕР по коммерческим показателям и передаётся в 1С ЗУП
  • Бухгалтерия (1С)
    • Расширенная интеграция с системой ЮПИТЕР по Казначейству и Расчёту зарплаты.
  • Управленческая отчётность
    • Доработка отчётности по пожеланиям Заказчика

 

Порядок действий:

1. ЧАСТЬ I.
   1. Разработка новой модели учёта: Анализ потребностей Заказчика в учете и формирование Исполнителем оптимальных предложений в рамках возможностей программы для ЭВМ "ЮПИТЕР" в целях закрытия потребностей Закачика в учете, составление Технического задания на модернизацию, адаптацию, внедрение и настройку ПО "ЮПИТЕР".
   2. Утверждение Технического задания Заказчиком.
   3. Окончательное определение объёма, стоимости и графика доработок и внедрения.
   4. Утверждение объёма, стоимости и графика доработок и внедрения с Заказчиком.
   5. Выполнение доработок ИС
      1. Производство и склад
      2. Казначейство
      3. Взаимодействие с бухгалтерией (1С)
      4. Управленческая отчётность
      5. Интеграции
   6. Внедрение (Москва)
      1. По каждому направлению:
         1. Производство и склад
         2. Казначейство
         3. Взаимодействие с бухгалтерией (1С)
         4. Управленческая отчётность
         5. Интеграции
      2. Порядок внедрения:
         1. Развёртывание ИС на рабочих местах пользователей (1 день)
         2. Загрузка справочников (1 день) 
         3. Настройка рабочих мест (права, функционал) (1 день)
         4. Прогон тестовых заданий (1 день)
         5. Составление инструкций, обучение пользователей (5 дней)
         6. Получение от руководителей направлений подтверждения готовности ИС (1 день)
         7. ИТОГО: 10 рабочих дней
   7. Определение даты перехода на новую ИС
   8. Перенос остатков (1 день)
   9. Начало работы на новой ИС
   10. Отладка всех процессов (10 дней)
   11. Внедрение Части I по регионам:
       1. Воронеж (22 дня)
       2. СПб (22 дня)
          
          
2. ЧАСТЬ II.

1. 1. Принятие Заказчиком решения о переводе касс на систему ЮПИТЕР и переходе на веб-платформу Delivery.Mb, и систему лояльности ЮПИТЕР.
      1. Если будет принято положительное решение, то будут собираться требования, выполняться доработки и внедрение.
   2. Производство и склад - в рамках технической поддержки
   3. Казначейство
      1. Выполнение оставшихся доработок
         1. Планирование бюджетов, договора, согласование заявок.
         2. Ведение учёта ОС, амортизации.
      2. Внедрение
         1. Развёртывание функционала на рабочих местах пользователей (1 день)
         2. Загрузка или заведение справочников (3 дня)
         3. Настройка рабочих мест (права, функционал) (1 день)
         4. Прогон тестовых заданий (3 дня)
         5. Составление инструкций, обучение пользователей (5 дней)
         6. Получение от руководителей направлений подтверждения готовности ИС (1 день)
         7. Определение даты начала использования функционала 
         8. Начало использование функционала 
         9. ИТОГО: 14 рабочих дней
      3. Отладка всех процессов 10 дней
   4. Расчёт зарплаты
      1. Формирование Заказчиком требований и алгоритмов по расчёту премий
      2. Составление и утверждение ТЗ на реализацию этих требований
      3. Определение объёма, стоимости и графика доработок и внедрения.
      4. Утверждение объёма, стоимости и графика доработок и внедрения с Заказчиком.
      5. Выполнение доработок ИС
      6. Внедрение
         1. Развёртывание функционала на рабочих местах пользователей (1 день)
         2. Загрузка или заведение справочников (3 дня)
         3. Настройка рабочих мест (права, функционал) (1 день)
         4. Прогон тестовых заданий (3 дня)
         5. Составление инструкций, обучение пользователей (5 дней)
         6. Получение от руководителей направлений подтверждения готовности ИС (1 день)
         7. Определение даты начала использования функционала 
         8. Начало использование функционала 
         9. ИТОГО: 14 рабочих дней
      7. Отладка всех процессов (10 дней)
      8. Внедрение Части II по регионам:
         1. Воронеж (10 дней)
         2. СПб (10 дней)
   5. Бухгалтерия (1С)
      • в рамках технической поддержки
   6. Управленческая отчётность
      • в рамках технической поддержки

 

Календарный план действий

см. "План проекта.pdf"