Торговые точки (касса)

Краткое описание процесса

Основные действия, которые торговая точка сейчас выполняет в программе:

• Редактирование автоматически созданного программой заказа на склад и производство.
• Создание дополнительных заказов после часа Х.
• Заказы поставщикам.
• Приёмка товара, разбор недопоставок и брака.
• Печать ценников.
• Оформление перемещений между точками, отгрузка/приёмка.

• Оформление списаний

  • Срок годности

  • Брак по вине производства

  • Брак по вине точки

• Сканирование алкоголя в ЕГАИС.
• Розничные продажи.
• Инкассация.
• Продажи сторонним организациям по их заказам или заказам интернет-магазина

 

Недостатки существующего процесса

• • Неприемлемо большие списания по срокам годности.
  • Нехватка товара к концу дня, т.к. менеджеры точек боятся перезаказать, чтобы не было списаний, за которые их штрафуют. По зарплате им выгоднее недозаказать, чем заказать лишнее.
  • Очень большие непроизводительные затраты времени на обслуживание Аксапты - проверки правильно ли программа посчитала, устранение списаний в минус, ручное производство готовых блюд..
  • Много бумажного процесса - точки оформляют списания и инвентаризации на бумаге и передают их экспедиторам точек, которые их забивают в программу - двойная работа.

 

Описание нового процесса

Описание новых функций и должностных обязанностей работников точек

• см. документ "Изменение штатного расписания и обязанностей после внедрения ПО ЮПИТЕР"

 

Основные действия, которые торговая точка сейчас выполняет в программе:

• Редактирование автоматически созданного программой заказа на склад и производство.
  • см. "Бизнес-процесс "Снабжение точек""
• Создание дополнительных заказов после часа Х.
  • см. Бизнес-процесс "Работа по заказам сторонних покупателей (юр.лиц)"
• Заказы поставщикам.
  • см. Бизнес-процесс "Заказы поставщикам"
• Приёмка товара, разбор недопоставок и брака.
  • см. "Бизнес-процесс "Снабжение точек""
• Печать ценников.
  • см. в этом документе
• Оформление перемещений между точками, отгрузка/приёмка.
  • Если точки относятся к одному юрлицу, см. Бизнес-процесс "Склад"

• Оформление списаний

  • см. "Бизнес-процесс "Снабжение точек""
• Сканирование алкоголя в ЕГАИС.
  • см. "Бизнес-процесс "ЕГАИС""
• Розничные продажи.
  • см. в этом документе
• Инкассация.
  • см. "Бизнес-процесс "Казначейство и бюджетирование""
• Продажи сторонним организациям по их заказам или заказам интернет-магазина
  • см. Бизнес-процесс "Работа по заказам сторонних покупателей (юр.лиц)"

 

Устранение основных недостатков текущей схемы работы

 

Неприемлемо большие списания по срокам годности.

Происходят по следующим причинам:

• • Слишком короткие сроки годности
    • Рассмотреть возможность перехода на упакованную продукцию с бОльшим сроком годности
  • Плавающий спрос, невозможность точно предсказать объём продаж
    • Несовершенство алгоритма заказа
      • В системе ЮПИТЕР можно адаптировать алгоритм заказа под конкретного Заказчика, с учётом его факторов.
      • Можно обучить нейросеть для прогноза выручки в зависимости от значимых факторов (погода, день зарплаты и проч).
  • Отсутствие механизма распродаж товаров, у которых подходит к концу срок годности. Нужен механизм "счастливых часов", чтобы к концу дня распродать всё, что нужно. Этот процесс сейчас не настроен и не автоматизирован (см. ниже по тексту "Механизм распродаж").

Нехватка товара к концу дня, т.к. менеджеры точек боятся перезаказать, чтобы не было списаний, за которые их штрафуют. По зарплате им выгоднее недозаказать, чем заказать лишнее.

• • Короткие сроки годности (см.выше)
  • Несовершенство текущего алгоритма заказа, который требует ручных корректировок (см. выше)

Очень большие непроизводительные затраты времени на обслуживание Аксапты - проверки правильно ли программа посчитала, устранение списаний в минус, ручное производство готовых блюд.

• • Система ЮПИТЕР корректно работает с отрицательными остатками (до закрытия месяца) и не требует ежедневных корректировок.
  • Акты производства система ЮПИТЕР тоже делает автоматически, делать их вручную не нужно.
  • Программа работает корректно, регулярно проверять её работу не нужно.

 

Много бумажного процесса - точки оформляют списания и инвентаризации на бумаге и передают их экспедиторам точек, которые их забивают в программу - двойная работа.

• • По новой схеме списания и инвентаризации точки оформляют сами. Без участия экспедитора точек.

 

Механизм распродаж в "счастливые часы"

В специальное время, когда начинаются "счастливые часы":

• • Программа проверяет, есть ли на остатках этой точки партии ГП с истекающим сегодня сроком годности.
  • Автоматически печатает кассиру отчёт с перечнем такой продукции и количеством.
  • Предлагает кассиру распечатать на эти товары новые ценники, со скидкой. На ценнике указывается обычная цена и крупная надпись - СКИДКА 50%. Ценники могут печататься на цветной бумаге.
  • Кассир проверяет фактические остатки и сроки годности этих товаров, оставляет на прилавке только товары с заканчивающимся сроком годности и выставляет ценники со скидкой.
  • После того, как все такие товары проданы, кассир выставляет свежий товар (если есть) и возвращает нормальный ценник.
  • Реализация в программе:
    • В программе будет отдельный тип скидки "Скидка по срокам годности". В настройке этой скидки можно выставить ограничение по группам, по времени, завести несколько разных скидок для разных товарных групп. Должен стоять признак, что скидка применяется автоматически.
    • Когда кассир активирует распродажи (см выше), программа находит те товарные позиции, по которым сегодня заканчиваются сроки годности и запоминает их количество.
    • Далее программа предполагает, что при дальнейших продажах кассиры в первую очередь будут продавать именно эти товары - с заканчивающимся сроком годности.
    • При последующей продаже товаров из этого перечня программа будет автоматически применять нужную скидку столько раз, сколько таких товаров у нас было.
    • После того, как товары с подходящим к концу сроком годности проданы, программа перестаёт применять скидку и далее продажи идут по нормальной цене.

 

Складские операции на точке

Приёмка товара (с производства)

Водитель сгружает товар и уезжает. Приёмка товара у водителя не производится. Проверка товара на точке производится по ТТН. Если всё хорошо, то ничего не делаем.

Недопоставка

Если привезли меньше, чем указано в ТТН, то происходит разбор этой ситуации и корректировка отгрузки через ОВК.

Брак

Действуем по процедуре "Списание на точке", отгрузочные документы не меняем.

 

Поступление напрямую от поставщиков

Небольшие заказы поставщикам на точках можно оформлять через приходные накладные, по факту получения заказа на точке. По приходной накладной можно распечатать УПД и другие печатные формы при необходимости.

Ввод приходных накладных можно сделать с полным набором параметров, где указывается вся информация возможная о поставке и поставщике.

А можно настроить шаблоны для приходных накладных и тогда интерфейс ввода будет ограничен выбором доступных шаблонов/поставщиков и вводом товарных строк.

 

Печать ценников

Менеджер точки имеет возможность печати ценников на нужные товары. Шаблон ценников в программе настраивается.

 

 

 

Списание на точке 

В чатах выясняется можно ли списать и по какой причине:

• • Срок годности закончился - без всякой переписки выбрасываем. Списание оформляет торговая точка. 
  • Брак - в чате выясняют, брак это или не брак.
    • Если не брак - продавайте.
    • Если брак - возвращайте на производство
      • Продукция возвращается на СГП
      • ОВК корректирует отгрузки.
    • Если брак, но по вине точки - точка списывает сама на себя.

 

Причина списания	Описание	Комментарий
Вода	Питание, вода, медикаменты	Для списания аптечек и медикаментов
Инвентарь	Инвентарь и посуда	Для списания посуды и инвентаря, которые находятся в каталогах AX: ·         Nonfood – Инвентарь ОЗ ·         Nonfood – Посуда
Канцтовары	Канцтовары	Для списания канцтоваров, которые находятся в каталоге AX: ·         Nonfood – Канцтовары
Комплимент	Комплимент гостю	Угощение гостя
Корпоратив	Корпоративные мероприятия	Угощения и подарки для сотрудников в праздничные дни
Питание	Питание персонала	·         Вода родниковая 19 л ·         Молоко 3,2 % производство ·         Сахар фасовка 1 кг ·         Чай для персонала ·         Кофе растворимый
Порча	Порча и срок годности	ГП, ПФ, которые были испорчены в процессе приготовления, упаковки, транспортировки, а также ГП, ПФ, сырьё, которое не успели реализовать/использовать и у них вышел срок годности
Потери	Установленные потери и виновное лицо	По согласованию с руководителем ТТ, если есть конкретное виновное лицо в порче ГП, ПФ и т.д. и вы хотите через официальный документ (акт) компенсировать сумму ущерба за счёт виновного сотрудника, то выбирается данная статья
Полиграфия	Полиграфия	·         Флаеры, брошюры, ценники, меню и т.д.
Проработка	Проработка	·         Проработки ГП, ПФ, которые уже есть в меню, проводят бренд-шефы ·         Проработки нового меню бренд-шефом
Дегустация	Дегустация, обучение	·         Бракераж ·         Дегустация перед запуском нового меню ·         Обучение персонала перед запуском нового меню
Прочие	Прочие расходы на маркетинг	·         Подарки партнерам ·         Расходы на рекламу (фото- и видеосъемка, реклама в интернете) ·         Муляжи на витрину и декор ТТ ·         Ошибка курьерской службы
Хоз.расх	Хозяйственные расходы и моющие средства	Для списания номенклатуры, которая находятся в каталогах AX: ·         Nonfood – Химия ·         Nonfood – Хозтовары
Расходы IT	Расходы на IT оборудование /не CapEx/ ремонт и обслуживание	Для списания номенклатуры, которая находятся в каталоге AX: ·         Nonfood – Картриджи
Спецодежда	Спецодежда	Для списания номенклатуры, которая находятся в каталоге AX: ·         Nonfood – Спецодежда
Упаковка	Упаковка	Для списания номенклатуры, которая находятся в каталогах AX: ·         Nonfood – Упаковка ·         Nonfood – Упаковка с логотипом ·         Nonfood – Упаковка сезонная ·         Nonfood – Расходные материалы

 

Производство на точках.

План производство (печатная форма) печатаем на основании заказа с точки, так как весь перечень изделий который нужно произвести в заказе уже перечислен.

Сам документ плана производства и последующий акт производства, по факту изготовления, на точке нам делать нет необходимости. Программа сама создаст необходимые документы для списания СИМ при продаже изделий на точке.

Через документ реализации через кассу.

 

ЕГАИС

Приход от поставщика ЕГАИС

Приходные документы алкогольной продукции от поставщиков для ваших организаций. Когда вы заходим в список этих документов вам отображаются все документы, которые требуют от вас требую дополнительной обработки. Например новые документы которые пришли от поставщика. Или документы по которым ЕГАИС дал отрицательный ответ.

Чтоб увидеть полный список документов в хронологическом порядке нужно нажать "Снять фильтр".

Этот вид документа попадает в программу автоматически из ЕГАИС. В нем находится перечень алкогольных товаров который отгружает вам поставщик. 

Для того чтоб увидеть содержимое документа, выбираете его из списка и нажимаете слева "Содержание"

Для обработки прихода от поставщика нужно зайти в содержание документа, и указать фактическое кол-во продукции которое пришло от поставщика, встав в ячейку и набрав число. Если продукция требует сканирования акцизных марок для постановки на учет, то достаточно запустить функцию "Сканирование акц. марок" на панели слева. После сканируете каждую акцизную марку, по очереди, Кол-во факт поставиться автоматически.

Когда строки документа обработаны, нужно "Подтвердить приход" соответствующей кнопкой.

Если Кол-во от поставщика отличается от Кол-во факт, то документ будет принят частично и встанет на остаток ЕГАИС с задержкой, так как его должен будет подтвердить поставщик.

Если вы хотите полностью "Отказаться от прихода", нажимаете на соответствующую кнопку.

Документы с строки документов окрашены фоном и шрифтом в разные цвета. Это нужно для наглядной ориентировки, подробно информацию о цветах можно увидеть по кнопке "Посмотреть легенду".  

 

Документы списания со склада и ТЗ ЕГАИС

Этот тип документов нужен для списания алкогольной продукции которая числиться у вас на остатках в ЕГАИС. 

Когда заходим в список документов списания, в первую очередь видны документы которые требуют обработки. Например новые документы или документы по которым ЕГАИС дал отрицательный ответ.

Чтоб увидеть актуальный список документов в хронологическом порядке нажимаем слева "Отменить", прямо под кнопкой "Фильтр".

Для создания документа нужно нажать кнопку "Добавить".

Открывается шапка документа. В ней нужно выбрать подразделение с которого списываем продукцию, Причину списания, Акцизный товар или нет и указать актуальный документ запроса остатков.

Для заполнения строк документа, добавления списываемой продукции, нажимаем "Содержание".

По окончанию ввода документа нужно вернуться к списку документов, выбрать нужный и нажать "Передать в ЕГАИС".

Строки документа заполняются двумя способами.

Если товар не подакцизный, то добавление идет через кнопку "Добавить". Открывается форма добавление Товара из запроса остатков, в ней выбираем товар, указываем количество, и цену если причина списания реализация. Остальные поля заполняются автоматически. После подтверждения форма добавление Товара из запроса остатков откроется заново, для добавления новой строки. Когда все строки введены нажимаем "Отменить".

 

Если товар подакцизный, то добавление строк происходить через сканирование акцизной марки. Нажимаем кнопку добавить. Открывается форма добавление товара по коду акцизной марки. Начинаем сканировать акцизную марку, если вышло сообщение об ошибке проверяем что включена английская раскладка и CapsLock на клавиатуре. Когда поля заполнены указываем цену товара если списываем товар под реализацию. После подтверждения форма сразу откроется снова для сканирования следующей марки. Когда все марки отсканированы нажимаем кнопку Отмена, проверяем строки, вводим цену где забыли.

Для отправки документа в ЕГАИС выходим в список документов и нажимаем кнопку "Передать в ЕГАИС" выбрав в списке нужный документ.

 

Производство на точках

План производство (печатная форма) печатаем на основании заказа с точки, так как весь перечень изделий который нужно произвести в заказе уже перечислен.

Сам документ плана производства и последующий акт производства, по факту изготовления, на точке нам делать нет необходимости. Программа сама создаст необходимые документы для списания СИМ при продаже изделий на точке.

Через документ реализации через кассу.

 

Списания

Документы списания могут создаваться как вручную, так и автоматически по данным «Кассового модуля». Автоматически созданные документы, как правило, имеют отдельный подтип – «Списание через кассу». Пример причины списания через кассу - это списание приготовленного блюда, от которого отказался гость.

Списание ТМЦ для питания сотрудников - Для создания списания для питания персонала создать документ списания, выбрать подтип списания "Питание персонала", и перечислить все необходимое на писание персонала.

 

Инвентаризация

Подробно этот процесс описан в статься Бизнес-процесс "Инвентаризация"

 

Разные меню, разные цены

Юпитер позволят настроить для каждой точки или групп точек спеццены и различное меню.

Для настройки разного меню исполь0зуються раскладки меню для торгового зала. Для настройки разных цен используются прейскуранты для клиентов.

Если использовать Юпитер и DELIVERY.MB вместе, то после настройки меню и цен в Юпитере, приложение и сайт загрузит меню и спеццены на основе выгрузки из Юпитера. Не придется делать двойной настройки.

 

Мобильный официант

Веб приложение позволяющее оформлять заказы в зале ресторана с планшетов или телефонов. Заказы оформлены через веб интерфейс автоматически попадают на кассу ресторана. Распечатываются на кухню по правилам, который настроены на кассе.

 

Продажи, разные виды оплат, эквайринг, возможно СБП

Продажи в Юпитере можно проводить по разным видом оплаты. При закрытии заказа кассир выбирает нужны вид оплаты из списка заведенных видов оплаты в программе. По видам оплаты настраиваются различные правила бухгалтерского учета для документов реализации.

Наиболее часто используемые виды оплаты:

• Наличные
• Карта (по интегрированному терминалу сбербанка)
• Карта (по не интегрированному терминалу, мобильному)
• QR СБП

 

Работа с клиентами

В работе с клиентами на кассе точки есть несколько направлений.

1. Открытие новых заказов по существующим клиентам.
2. Рекламации
3. Заведение новых клиентов

Настройки кассы позволяют включить постоянное напоминание для кассиров, о необходимости добавить клиента к заказу. В таком случае при создании каждого нового заказа программа будет открывать меню для ввода телефона клиента.

При вводе телефона программа сама понимает новый это клиент или нет.

Если клиент не новый, то после ввода телефона буде сразу возможно увидеть имя клиента, кол-во бонусов (кешбек), рекламации по клиенту, если есть и историю его заказов.

Если клиент новый программа откроет форму для форму для ввода основных необходимых данных для создания новой анкеты. Перечень необходимых данных настраивается в программе.

Чаще всего используется:

• Имя
• Телефон
• Email
• Дата рождение

Если у клиента есть не погашенная рекламация, программа предложит ее погасить.

На панели инструментов будет доступна специальная кнопка "Заказы с рекламацией", нажав на которую Вы увидите список всех заказов клиента по которым есть рекламации.

Получив информацию по рекламациям клиента, Вы можете предпринять действия для "погашения" оных (например добавить бесплатное блюдо в заказ клиента). Чтобы погасить рекламацию в программе Юпитер, необходимо в окне ввода заказа нажать кнопку "Погасить рекламацию"

 

Если заказ создается на доставку, то для клиентов также сохраняются адреса по которым клиент уже заказывал. При необходимости можно добавить новый адрес через кнопку Добавить адрес.

 

Скидки, бонусы, промокоды

Система скидок

• • Виды скидок
    • Процентные
    • Суммовые
    • Накопительные
  • Автоматические скидки (по условию)
  • Произвольные скидки (со вводом % или суммы)
  • Расписание применения скидок
  • Настройка скидок по торговым точкам, товарам и товарным группам
  • Разграничение прав на применение скидок
  • Возможность применения скидок по отдельным строкам заказа
  • Сочетаемость скидок
  • Отчёты

Бонусы (кэшбек)

• • Облачное хранилище (если бонусы должны действовать в сети)
  • Открытый API позволяет подключать сайт, приложения и другие внешние системы
  • Гибкие правила начисления бонусов
  • Правила траты бонусов, сочетаемость со скидками
  • Отчёты

Подарки

• • Возможность настроить подарки для каждой торговой одной точки или для всей сети
  • Уведомление кассиру о возможности получения подарка клиентом
  • Выбор подарка из перечня возможных
  • Отчёты

Промокоды

• • Персональные промокоды (для использования один раз одним клиентом)
  • Общие промокоды (для выдачи блоггерам)
  • Автоматическая выдача промокода в случае претензии (рекламации)
  • Контроль выдачи и погашения промокодов
  • Автоматическое уведомление оператора call-center о подходе окончания срока действия промокода клиента
  • Рассылки с промокодами

 

Кухня на точках

Кухня на точках работает по заказам из зала. Уведомление о заказах на кухню может осуществляться либо через чековые принтеры, либо через электронные табло/планшеты "монитор поваров".

Как в чеках так и на мониторах конечные изделия из чека могут быть развернуты на уровень входящих в него ПФ, для удобства приготовления.

По окончанию готовки повара передают готовые блюда официантам для подачи. Если используется монитор повара, то на экране нужно отметить готовность текущего заказа, чтоб на экране высветился следующий.

 

Выгрузка реализации ТТ с кассового терминала в учетную систему со всеми необходимыми аналитиками.

Выгрузка реализации с точки происходит полностью автоматически. Ни каких дополнительных действий от персонала точки не требуется. Единственное условие это вовремя открывать рабочий день в кассе, а также вовремя его закрывать.

Вся информация по заказам точки собирается на центральном сервере организации, формируются документы реализации по всем точкам и всем продажам. 

 

 

---

 

Описание старого процесса

Таким цветом отмечены те работы, которые в новом процессе выполнять уже не нужно.

 

Памятка работы на ТТ

Экспедитор ТТ:

Утро

1. Формирование выпусков (производственных заказов) за прошлый день – выполняется, если не все было проведено накануне. Но лучше всё делать в тот же день (раздел 4 в инструкции).
2. Формирование списаний за прошлый день – выполняется, если не все было проведено накануне. Но лучше всё делать в тот же день (раздел 5 в инструкции).
3. Проверка журнала розничной торговли:

• Ошибка на соответствие Z-суммы – проверить внесенную сумму, если все хорошо обратиться к бухгалтеру-калькулятору Чередниковой Татьяне/Кузнецовой Людмиле, если сумма некорректно была внесена, то внести правильную сумму (раздел 6.1 в инструкции).
• Наличие в журнале необработанных строк – нажать «Разноска» и проверить ошибки:
• Нехватка Готовой Продукции
• В этом случае программа автоматически создаёт журнал «Пересорт ТТ», но можно и вручную его создать при необходимости, требуется перейти в журнал и выбрать на какую позицию выполняется пересорт и разнести журнал «Пересорт ТТ» (раздел 6.2.1 в инструкции)
• Нехватка сырья для выпуска Готовой Продукции (блюда, которые RK автоматически выпускает)
• Запуск периодической операции «Приемка», которая формирует журнал «Спецификация», в которой можно скорректировать недостающее сырьё и разнести (раздел 6.2.2 в инструкции)
• Ошибка меппинга – ситуация, когда программа не может найти соответствие кода номенклатуры RK и кода номенклатуры AX, в таких случаях следует обратиться к бухгалтеру-калькулятору Татьяне Чередниковой

Утро – День – Вечер

1. Приемка товара со склада Сырья и Материалов/ГП Экспедиции/внешних поставщиков – если нет нехватки или перепоставки можно ничего не делать – система автоматом все примет. Если есть корректировки – выполнить приемку обязательно (раздел 2.2 в инструкции).
2. Выпуск Готовой Продукции (Производственный заказ) – на ТТ с производством (раздел 4 в инструкции).
3. Списание продукции по разным причинам (раздел 5 в инструкции).
4. Перемещение или получение день в день продукции между ТТ внутри одного Юридического лица (раздел 1 в инструкции).
5. Отгрузка внутрихолдингового заказа на продажу, в текущий момент актуально только для Садовой и Сретенки (раздел 2.3.2 в инструкции).
6. Заказ сырья, материалов, ПФ и ГП на следующие дни в Системе Заказов (раздел 1 в инструкции).
7. Создание заказов у внешних поставщиков, например, Милкбокс (раздел 2.1 в инструкции).
8. Покупка через подотчётное лицо (раздел 2.4 в инструкции).
9. Создание дозаказов внутрихолдинговых, если не успели заказать через Систему Заказов (раздел 2.3 в инструкции).

Менеджер ТТ:

Утро-День выходной день у Экспедитора/отсутствие Экспедитора на ТТ

1. Приемка товара со склада Сырья и Материалов/ГП Экспедиции/внешних поставщиков – если нет нехватки или перепоставки можно ничего не делать – система автоматом все примет. Если есть корректировки – выполнить приемку обязательно (раздел 2.2 в инструкции).
2. Перемещение или получение день в день продукции между ТТ внутри одного Юридического лица (раздел 1 в инструкции).
3. Заказ сырья, материалов, ПФ и ГП на следующие дни в Системе Заказов (раздел 1 в инструкции).
4. Отгрузка внутрихолдингового заказа на продажу, в текущий момент актуально только для Садовой и Сретенки (раздел 2.3.2 в инструкции).

Вечер

1. Закрыть кассу
2. Внести в систему контрольную сумму из Z-отчёта (раздел 6.1 в инструкции).
3. Внести списания в бумажный акт и передать информацию Экспедитору.