Омск Заказы поставщикам

Термины и сокращения

ПП - План производства

СИМ - склад Сырья и Материалов (хранит ингредиенты, товары, материалы)

СГП - склад готовой продукции

СП - склад производства (он у нас один, на цеха не делится)

ТМЦ - все товарно-материальные ценности (сырьё, товары, материалы, полуфабрикаты)

ТТ - торговая точка

ТТН - товарно-транспортная накладная

ХБ - хлебобулочный участок

ОВК - Ответственный за внесение корректировок

Учетные записи в базе Омска

Менеджер - Захарова

Кладовщик - Захарова1

Формирование заказа в ручном режиме.

Для поддержания и корректировки минимального сырьевого остатка по складу СиМ менеджер по закупкам может оформлять заказы вручную. При ручном создания заказов поставщику менеджер может самостоятельно выбрать склад, период расчета.

Отдел закупок должен формировать проверочный отчет, в этом отчете видно сколько завтра понадобится товаров и ингредиентов и сколько их есть на складе + сколько завтра придёт от поставщиков. Чтобы не было такого, что что-то забыли заказать.

Корректировка, подтверждение заказа

Заказы на покупку должны согласовываться вручную

Процедура согласования Заказа проходит в системе вручную. Продвижение заказа по цепочке согласования курируется менеджером по закупкам.

Менеджер открывает сводный заказ и видит позиции для заказа, сгруппированные по поставщикам.

1. В строке поставщика указана сумма заказа и минимальная сумма заказа.
2. Если сумма заказа поставщику меньше минимальной суммы заказа, то эти строки выделяются красным.
3. Менеджер должен или увеличить количество для заказа
4. Или перенести эти позиции на других поставщиков (при нажатии программа показывает какие ещё поставщики возят этот товар и по какой цене).

После того, как все условия выполнены, менеджер Подтверждает заказ. При этом

1. Заказ разбивается на отдельные заказы по поставщикам
2. Заказы отправляются поставщикам по электронной почте с указанием телефона и эл.адреса менеджера.

Подтверждение заказов

После внесения необходимых правок, необходимо подтвердить заказ. Для этого в списке заказов выделяем нужный документ и нажмите кнопку "Разнести"

Рассылка заказов поставщикам

После подтверждается, если в карточке поставщика указан email, то заказ отправляется на почту. Также менеджер может сформировать документ с заказом в pdf-файл, правой клавишей кликнув на заказ и выбрав пункт Печать накладной.

В электронном письме с заказом, отправляемом поставщику, указываются в т.ч. ФИО нашего менеджера, его телефон и электронный адрес. Если поставщик не может выполнить заказ, он связывается с менеджером из отдела закупок и менеджер корректирует заказ конкретного поставщика, не сводный заказ.

Подтверждение получения сырья, товаров и материалов на СиМ (ЦС) по заказу поставщика

Контроль исполнения заказа (приёмка)

- Приёмка производится по заказу. При приёмке кладовщик видит сколько было заказано товара и по какой цене и рядом указывает сколько пришло и по какой цене. Программа отображает отклонения.
- Для разных товарных групп могут быть установлены разные допустимые пределы отклонений. Если отклонение превышает допустимый предел, то кладовщик должен передать такой заказ менеджеру по закупкам, который либо подтверждает отклонения, либо разбирается с поставщиком.

После получения товара необходимо подтвердить получение заказа. Для этого необходимо указать фактически полученное кол-во в заказ, статус заказа при этом должен быть - "Заказ подтвержден".

Для того, чтобы указать факт кол-во подтвердить получение товара:

1. В списке заказов откройте нужный документ;

2. В открывшейся форме нажмите кнопку "По справочнику";

3. В открывшемся окне введите фактически полученное кол-во товара в колонку "Факт. кол-во"

Если программа увидит значительные расхождения фактической суммы и цены для заказа, то будет выведено сообщение об этом.

Если требуется откорректировать заказа, то выйдя из документа, можно нажать кнопку "Корректировка", это отправит заказ в отдел закупки на корректировку.

После ввода фактически полученного количества, кладовщику необходимо подтвердить получение заказа, для этого:

1. В списке заказов выделите нужный документ и нажмите кнопку "Товар принят";

2. Открывается форма для ввода "номера и даты приходной накладной от поставщика".

3. После ввода и нажимаем кнопку "Выполнить".

Контроль утверждённых цен

- при оприходовании товара программа автоматически проверяет, что цена прихода не отличается от цены прайс-листа более чем на определённый процент.
- Если отличается, то накладная передаётся менеджеру по работе с поставщиками, который имеет права преодолеть это ограничение.

Закрытие заказа, создание приходной накладной

Заказ поставщику должен закрывать Кладовщик, который принимает товар, как описано в разделе приемка товара.

Но если при заполнении фактического количества и фактической суммы были расхождения выходящие за рамки допустимых, то заказ следует отправить на корректировку в отдел закупок.

Менеджер по закупкам корректирует заказ или подтверждает расхождения, после чего опять подтверждает заказ со своей стороны.

Приходные накладные создаются с признаком документ не в порядке, для того чтоб было видно что это новый документ. Если приходная накладная содержит товары, требующие погашение ВСД в Меркурии, то это также программа отмечает специальным признаком.

Бухгалтерия со свой стороны отмечает приходную накладную признаком "В порядке" при оплате поставщику.

После подтверждения приемки заказа приходная накладная может создаваться автоматически по заказу, для этого нужно добавить задание Автоматическое создание приходных накладных по заказам поставщику в планировщик задач.

Создание заказа поставщику в автоматическом режиме.

Каждый день программа может автоматически создавать заказ поставщику на основании статистики продаж, расписания, ориентируясь на "День недели для заказа" и на "На сколько дней делается заказ".

В заказ попадают товары всех групп, которые подлежат заказу в этот день.
Программа создаёт сводный заказ с общим количеством товаров, которые нужно закупить, исходя из статистики продаж и временных параметров, указанных в расписании (с учётом остатков и сроков годности).
Поставщик выбирается по принципу наименьшей цены.

Планирование закупок на основании плана продаж

- В качестве плана продаж программа берёт статистику по продажам за указанный пользователем период.
- Для автоматических расчетов заказов программа также берет период, который отдел закупок устанавливает в параметрах для автоматических заказов.

Создание автоматизированного заказа сырья поставщикам с учетом текущих остатков на складе и анализа заявок производства и ТТ за период (1 – 2 недели):

- Автоматическое формирование заказов поставщикам по статистике продаж, min – max остаток.
  - принято решение, что всё будет по статистике продаж, т.к. min – max остаток требует большого человеческого участия
- Запас будет определяться количеством дней продаж, а не количеством остатка

Функционал, показывающий потребности к закупке

Нужен инструмент аналогичный отчету План-Факт, который по данным из заказов на производство разузловывает потребности в материалах и отображает из в виде отчета

- Этот функционал полностью автоматизирован. Программа сама определяет потребность в закупке и автоматически создаёт заказы поставщикам.

При расчете заказов учитывается средний расход сырья по складу СиМ за прошлый учетный период. Благодаря этому мы учитываем расход на все виды заказов (заказы с точек, заказы оптовых покупателей, расходы на планы производство).

При расчете также учитывается партионный учет сырья, если окончание срока годности сырья попадает в расчетный период следующего заказа, то сырья не учитывается как существующий остаток на складе.

Система JUPITER www.jupiter.systems (с) 2024г.